Embauche, immigration et conditions de travail

Procédure d'embauche du personnel des équipes de recherche

Chercheur

• Sélectionne l'employé qu'il désire embaucher.
• Établit les conditions d'embauche.
• Fait une offre conditionnelle à l'approbation du questionnaire médical pré-emploi ainsi que la vérification de antécédents judiciaires lorsqu'applicable le plumitif de la Commission canadienne de sûreté nucléaire de l'Agence de santé du Canada pour les pathogènes et toxines humaines.
• Achemine les informations par courriel à la Direction de la recherche à l'adresse suivante: recherche-rh.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
• Afin que l'employé soit fonctionnel (accès informatique, clés, etc.) le plus rapidement possible et que l'ensemble des démarches administratives soient complétées, prévoir un délai MINIMAL de deux (2) semaines pour l'entrée en fonction du candidat.

Direction de la recherche

• Reçoit les informations nécessaires afin de produire un contrat de travail.
• Achemine au candidat retenu le questionnaire médical pré-emploi approprié en fonction des tâches qu'il exercera ainsi que le formulaire de déclaration des antécédents judiciaires.
• Reçoit la déclaration des antécédents judiciaires complétée par le candidat et effectue la vérification de celle-ci.
• Suite à la validation des antécédents judiciaires et de l'évaluation médicale du candidat, finalise la procédure d'embauche, complétion et signature du contrat de travail, demande un numéro d'employé, de clés, d'accès informatiques et autres démarches administratives.

Candidat

• Complète et transmet le questionnaire médical pré-emploi au Service de santé et de sécurité au travail du CIUSSS-EMTL à l'adresse pré-emploi-sst.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
• Complète et retourne, en y joignant la photocopie d'une pièce d'identité (avec photo) valide, le formulaire de déclaration des antécédents judiciaires à la Direction de la recherche recherche à l'adresse suivante: recherche-rh.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
• Si requis, fait remplir la lettre émise par le Service de santé et sécurité au travail par son médecin, la retourne à l'adresse pré-emploi-sst.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
• Prends connaissance de son contrat de travail et le signe.

Contrat et détermination du salaire

Les employés de recherche œuvrant dans les centres de recherche et travaillant pour les chercheurs ne sont pas syndiqués. Leur embauche fait l’objet d’un contrat de travail, généralement à durée indéterminée. Ils bénéficient toutefois d’avantages sociaux semblables aux employés du réseau de la santé. Par conséquent, la détermination du salaire s’inspire des échelles salariales universitaires mais tient aussi compte du cv de l’employé ainsi que de la capacité de payer du chercheur. En fait, le salaire fait l’objet d’une entente entre l’employeur (le chercheur et le CEMTL) et l’employé (le contractuel).

Vérification des antécédents judiciaires

Dans le but de protéger toute personne vulnérable; quiconque désirant exercer ses fonctions ou sa profession au sein d’un établissement de santé doit faire l’objet d’une vérification de ses antécédents judiciaires.

Avantages sociaux

Les employés de la recherche bénéficient des avantages sociaux suivant :

• Assurance collective Desjardins de base après 3 mois d'embauche et possibilité d’y ajouter des options. (Brochure)
• Assurance salaire comparable à celle offerte aux employés du réseau de la santé
• Programme de régime de retraite des employés de gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
• 13 congés fériés pour les employés à temps complet et pourcentage correspondant versé sous forme de prime au prorata des heures travaillées pour les employés à temps partiel
• Congés de maladie pour un maximum de 9,6 journées par année non monnayables. L’employé(e) à temps partiel se verra verser un pourcentage correspondant en bénéfice marginaux sur chaque paie
• 20 congés annuels (vacances) pour les employés à temps complet et pourcentage correspondant versé sous forme de prime au prorata des heures travaillées pour les employés à temps partiel. Se cumule annuellement entre le 1 mai et le 30 avril. Devient disponible pour être cédulé à compter du début mai
• Congé de maternité de 21 semaines correspondant à environ 90% du salaire hebdomadaire de base. (formulaire)
• Congé de paternité d’une durée maximale de cinq (5) semaines. (formulaire)
• Congé d’adoption d’une durée maximale de cinq (5) semaines. (formulaire)
• Congé parental sans solde, complet ou partiel (formulaire)

Relevé d’emploi

Lorsque l’administration de la recherche est avisée de la fin de votre contrat et procède à la fermeture de votre dossier, le service de la paie achemine automatiquement votre relevé d’emploi à service Canada. Si votre contrat de travail est interrompu pour une durée de plus de 7 jours, il est aussi possible de faire la demande auprès du service de la paie afin que celui-ci transmette votre relevé d’emploi à service Canada.

Charges sociales – Part employeur

Lors d’embauche d’employés, les salaires sont assujettis aux différentes parts patronales. Ces charges sont les mêmes pour tous les employeurs ; soit CSST, assurance emploi, congé annuel, etc. S’ajoutes aux charges habituelles le fonds autogéré servant à financer l’assurance salaire ainsi que le complément du congé maternité, adoption et paternité. Un montant correspondant à 2.5% de la masse salariale est prélevé et mis dans le fonds autogéré. Ce montant pourra être augmenté ou diminué en fonction des dépenses encourues. Le solde du fonds autogéré fera l’objet d’une évaluation périodique par l’équipe des services financiers de la direction de la recherche.

Il est à noter que les sommes versées par bourses aux étudiants qui sont sous la direction des chercheurs ne font pas l’objet des prélèvements de parts patronales mentionnés précédemment.

Le stagiaire de maîtrise doit être inscrit à l’Université de Montréal ou toute autre université québécoise à laquelle son superviseur de stage est affilié. Avant son arrivée, le stagiaire doit avoir complété l’ensemble de son processus d’inscription universitaire. 

Une fois officiellement admis à son programme d'études, l’étudiant de l’Université de Montréal devra avec l’aide de son directeur de recherche, rédiger, puis déposer un plan global d’études (plan d’étude et entente de collaboration avec le directeur de recherche). Pour se fixer des objectifs réalistes et faire des choix éclairés, il pourra compter sur l’aide d’un des responsables de son unité académique universitaire (faculté, école, département, programme). 

La durée minimale de scolarité à la maîtrise est de trois trimestres (un an). Une fois qu’il a terminé la scolarité minimale imposée par son programme, réussi les cours, les séminaires, les examens et, le cas échéant, les autres activités académiques de son programme, l’étudiant s’inscrit en rédaction afin de compléter ses recherches jusqu’au dépôt de son mémoire de maîtrise. L’étudiant qui, au cours de sa maîtrise, démontre des aptitudes supérieures à la moyenne pourra effectuer un passage accéléré au doctorat, sans avoir à rédiger un rapport ou un mémoire. 

Pour mieux comprendre votre cheminement académique, nous vous conseillons de consulter la section « Cheminement et encadrement de la FESP ».

Les stagiaires de maîtrise de par leurs liens universitaires sont considérés comme des stagiaires en formation académique et en perfectionnement au CIUSSS-EMTL. Ils ne sont aucun cas considéré comme des employés du CIUSSS-EMTL. De ce fait, l’allocation qui leur est versée est sous forme de bourse et n’est donc pas un salaire au sens de la majorité des régimes législatifs ou d’assurances collectives. Cette particularité ne permet donc pas aux boursiers de se prévaloir d'un régime enregistré d'épargne retraite (REER) calculé à partir du montant de la bourse reçue. De même, il ne bénéficie pas des avantages sociaux accordés aux salariés par les gouvernements (tels, par exemple, le régime des rentes du Québec et l'assurance-emploi), et ne peut pas non plus, participer aux régimes d'assurances collectives, d’assurance-salaire et d'assurance-accident du CIUSSS-EMTL. 

Si, durant la période couverte par la bourse, le titulaire prend un congé de maternité, le CR-HMR ou le CR-IUSMM appliquera les règles prescrites par l'organisme subventionnaire.

Il appartient au directeur de recherche de déterminer le niveau de la bourse versée au stagiaire de maîtrise. Toutefois ce montant doit respecter les règles de l’organisation, de l’Université à laquelle l’étudiant est rattaché et des organismes subventionnaires.  

Le versement de sa bourse sera effectué à tous les deux semaines en même temps que tous les autres employés du CIUSSS-EMTL.

SOUTIEN FINANCIER MINIMAL AU CR-HMR

Les étudiants à la maîtrise du CR-HMR ont un statut d’étudiant à temps plein et reçoivent une allocation minimale garantie (21000$/année). Si l’étudiant est boursier et que la valeur de sa bourse est inférieure à 21000$/année, son directeur de recherche s’engage à verser la différence à partir de ses fonds de recherche. 

Évidemment, si le département universitaire de rattachement de l’étudiant ou un organisme subventionnaire exige une contribution minimale supérieure, c’est ce montant qui sera pris en considération pour déterminer le niveau de l’allocation.

ÉTUDIANT.E EN RÉDACTION

En fin de parcours, l’étudiant.e qui consacre 100% de son temps à la rédaction de son mémoire ou de sa thèse continue de recevoir un appui financier complet :  

Le support financier peut être ajusté en fonction du pourcentage de temps consacré à la rédaction. Un plan de rédaction doit être établi entre l’étudiant.e et le.la chercheur.euse qui l’encadre. Ce plan inclut un échéancier de rédaction des différentes sections du document par l’étudiant.e et un échéancier de rétroaction de le.la chercheur.euse.

Les régimes fiscaux fédéral et provincial autorisent les bénéficiaires d’une bourse qui sont inscrits à un programme universitaire supérieur (ce qui inclut normalement l’allocation que reçoit un étudiant à la maîtrise ou au doctorat) de profiter d’une exemption totale d’impôt. Par conséquent, le boursier ne devrait pas avoir d’impôt à payer sur le revenu de sa bourse. C’est aussi pourquoi le CIUSSS-EMTL n’effectue pas de retenue à la source sur le revenu d’une bourse. Ceci permet au boursier de jouir tout au long de l’année de la totalité du revenu disponible, plutôt que d’avoir un retrait automatique et de devoir demander par la suite un remboursement d’impôt. Toutefois, le boursier doit toujours s’assurer de joindre le formulaire T2202A à sa déclaration d’impôt pour bénéficier de cette exemption.

L’étudiant au doctorat doit être inscrit à l’Université de Montréal ou toute autre université québécoise à laquelle son superviseur de stage est affilié. Avant son arrivée, le stagiaire doit avoir complété l’ensemble de son processus d’inscription universitaire.

Une fois officiellement admis à son programme d'études, l’étudiant de l’Université de Montréal devra avec l’aide de son directeur de recherche, rédiger, puis déposer un plan global d’études (plan d’étude et entente de collaboration avec le directeur de recherche). Pour se fixer des objectifs réalistes et faire des choix éclairés, il pourra compter sur l’aide d’un des responsables de son unité académique universitaire (faculté, école, département, programme). 

La durée minimale de scolarité au doctorat est de six trimestres (deux ans). Une fois qu’il a terminé la scolarité minimale imposée par son programme, réussi les cours, les séminaires, les examens et, le cas échéant, les autres activités académiques de son programme, l’étudiant s’inscrit en rédaction afin de compléter ses recherches jusqu’au dépôt de sa thèse. 

Pour mieux comprendre votre cheminement académique, nous vous conseillons de consulter la section « Cheminement et encadrement de la FESP ».

Les stagiaires au doctorat de par leurs liens universitaires sont considérés comme des stagiaires en formation académique et en perfectionnement au CIUSSS-EMTL. Ils ne sont aucun cas considéré comme des employés du CIUSSS-EMTL. De ce fait, l’allocation qui leur est versée est sous forme de bourse et n’est donc pas un salaire au sens de la majorité des régimes législatifs ou d’assurances collectives. Cette particularité ne permet donc pas aux boursiers de se prévaloir d'un régime enregistré d'épargne retraite (REER) calculé à partir du montant de la bourse reçue. De même, il ne bénéficie pas des avantages sociaux accordés aux salariés par les gouvernements (tels, par exemple, le régime des rentes du Québec et l'assurance-emploi), et ne peut pas non plus, participer aux régimes d'assurances collectives, d’assurance-salaire et d'assurance-accident du CIUSSS-EMTL. 

Si, durant la période couverte par la bourse, le titulaire prend un congé de maternité, le CR-HMR ou le CR-IUSMM appliquera les règles prescrites par l'organisme subventionnaire.

Il appartient au directeur de recherche de déterminer le niveau de la bourse versée au stagiaire au doctorat. Toutefois ce montant doit respecter les règles de l’organisation, de l’Université à laquelle l’étudiant est rattaché et des organismes subventionnaires.  

Le versement de sa bourse sera effectué à tous les deux semaines en même temps que tous les autres employés du CIUSSS-EMTL.

SOUTIEN FINANCIER MINIMAL AU CR-HMR

Les étudiants au doctorat du CR-HMR ont un statut d’étudiant à temps plein et reçoivent une allocation minimale garantie (25 000$/année). Si l’étudiant est boursier et que la valeur de sa bourse est inférieure à 25 000$/année, son directeur de recherche s’engage à verser la différence à partir de ses fonds de recherche. 

Évidemment, si le département universitaire de rattachement de l’étudiant ou un organisme subventionnaire exige une contribution minimale supérieure, c’est ce montant qui sera pris en considération pour déterminer le niveau de l’allocation.

ÉTUDIANT.E EN RÉDACTION

En fin de parcours, l’étudiant.e qui consacre 100% de son temps à la rédaction de son mémoire ou de sa thèse continue de recevoir un appui financier complet :  

• Maîtrise : Un appui financier d’une période de deux mois
• Doctorat : Un appui financier d’une période de trois mois

Le support financier peut être ajusté en fonction du pourcentage de temps consacré à la rédaction. Un plan de rédaction doit être établi entre l’étudiant.e et le.la chercheur.euse qui l’encadre. Ce plan inclut un échéancier de rédaction des différentes sections du document par l’étudiant.e et un échéancier de rétroaction de le.la chercheur.euse.

Les régimes fiscaux fédéral et provincial autorisent les bénéficiaires d’une bourse qui sont inscrits à un programme universitaire supérieur (ce qui inclut normalement l’allocation que reçoit un étudiant à la maîtrise ou au doctorat) de profiter d’une exemption totale d’impôt. Par conséquent, le boursier ne devrait pas avoir d’impôt à payer sur le revenu de sa bourse. C’est aussi pourquoi le CIUSSS-EMTL n’effectue pas de retenue à la source sur le revenu d’une bourse. Ceci permet au boursier de jouir tout au long de l’année de la totalité du revenu disponible, plutôt que d’avoir un retrait automatique et de devoir demander par la suite un remboursement d’impôt. Toutefois, le boursier doit toujours s’assurer de joindre le formulaire T2202A à sa déclaration d’impôt pour bénéficier de cette exemption.

Permis de travail

En plus, de l’inscription universitaire le stagiaire postdoctoral étranger doit obtenir le visa et le permis de travail nécessaire avant de débuter son stage dans un des centres de recherche du CIUSSS-EMTL. 

Pour ce faire, suite à une entente de stage avec un chercheur de notre institution, le stagiaire postdoctoral doit rapidement contacter l’ambassade du Canada de son pays afin d’être guidé dans le processus menant à l’obtention de son permis de travail temporaire. Il faut normalement s’attendre à un délai d’au minimum 3 mois entre le dépôt des documents et l’obtention du permis par Immigration Canada. 

De leur côté, la direction de mission universitaire du CIUSSS-EMTL et le chercheur, fourniront les documents institutionnels nécessaires à la complétion du dossier. 

Il est à noter que le CIUSSS-EMTL ne peut en aucun cas conseiller un stagiaire postdoctoral sur ses démarches à l’immigration. Seuls les conseillers du ministère de l’immigration ou des conseillers accrédités peuvent vous renseigner.

Numéro d'assurance social

Avant de se présenter au CIUSSS-EMTL, le stagiaire postdoctoral étranger doit se procurer un Numéro d’assurance social (NAS) en se présentant avec ces documents d’immigration dans un Centre Service Canada, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h. Ce service est gratuit.

Couverture médicale

Pour avoir accès au Régime d'assurance maladie gouvernementale, vous devez faire une demande de carte d’assurance maladie auprès de la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ). Pour plus de renseignement, consultez le site de la RAMQ.

Un délai de carence pouvant aller jusqu'à trois mois est à prévoir. Nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance médicale de base privée pour vous couvrir durant cette période. 

Vous pouvez souscrire une assurance médicale dans votre pays d’origine avant votre arrivée, ou au Canada. 

Pour trouver une compagnie d'assurance, consulter le site de l'Ombudsman des assurances de personnes www.oapcanada.ca/assurance/choisir-une-assurance/.

Permis de travail

En plus, de l’inscription universitaire le stagiaire postdoctoral étranger doit obtenir le visa et le permis de travail nécessaire avant de débuter son stage dans un des centres de recherche du CIUSSS-EMTL. 

Pour ce faire, suite à une entente de stage avec un chercheur de notre institution, le stagiaire postdoctoral doit rapidement contacter l’ambassade du Canada de son pays afin d’être guidé dans le processus menant à l’obtention de son permis de travail temporaire. Il faut normalement s’attendre à un délai d’au minimum 3 mois entre le dépôt des documents et l’obtention du permis par Immigration Canada. 

De leur côté, la direction de mission universitaire du CIUSSS-EMTL et le chercheur, fourniront les documents institutionnels nécessaires à la complétion du dossier. 

Il est à noter que le CIUSSS-EMTL ne peut en aucun cas conseiller un stagiaire postdoctoral sur ses démarches à l’immigration. Seuls les conseillers du ministère de l’immigration ou des conseillers accrédités peuvent vous renseigner.

Numéro d'assurance social

Avant de se présenter au CIUSSS-EMTL, le stagiaire postdoctoral étranger doit se procurer un Numéro d’assurance social (NAS) en se présentant avec ces documents d’immigration dans un Centre Service Canada, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h. Ce service est gratuit.

Couverture médicale

Pour avoir accès au Régime d'assurance maladie gouvernementale, vous devez faire une demande de carte d’assurance maladie auprès de la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ). Pour plus de renseignement, consultez le site de la

Un délai de carence pouvant aller jusqu'à trois mois est à prévoir. Nous vous recommandons fortement de souscrire une assurance médicale de base privée pour vous couvrir durant cette période. 

Vous pouvez souscrire une assurance médicale dans votre pays d’origine avant votre arrivée, ou au Canada. 

Pour trouver une compagnie d'assurance, consulter le site de l'Ombudsman des assurances de personnes www.oapcanada.ca/assurance/choisir-une-assurance/.