Guichet d'acquisition d'équipements : Formulaire mis à jour

NOUVEAUTÉ ! Pour les demandes de projets informatiques, veuillez consulter la page Demande de projet informatique.

ATTENTION, selon les limites de décaissement autorisées par le MSSS pour l'année 2024-2025, seules les urgences seront considérées pour le remplacement des équipements non médicaux et du mobilier. Les équipements financés par les fondations, la recherche ou toute autre source de financement non PCEM sont toujours admissibles.

Actuellement, le guichet d'acquisition reçoit les demandes pour des équipements non-médicaux ou de mobilier de plus de 1000 $ (individuellement ou regroupé par lot d'un même site) et des équipements médicaux.

Afin de faciliter ces demandes, un formulaire en ligne est disponible :

Toutefois, si votre demande concerne :

  • Un déménagement ou l'arrivée d'un ou plusieurs employés, veuillez compléter le formulaire « Demande d'intégration d'un employé OU de relocalisation »
  • L'achat d'un équipement d'une valeur de moins de 1 000 $, faire une demande via GRM
  • Une réparation :
    • Pour les appareils médicaux, communiquez avec le Service du génie biomédical en complétant une demande Octopus : Génie biomédical > Demande de service
    • Pour les autres équipements, communiquez avec le GBE (IUSMM) / SIM (HMR)
  • Une demande d'équipements ou de projet informatique, veuillez compléter une demande Octopus

Pour tous vos achats d’équipements non médicaux et de mobilier (ENMM)

Le processus d’acquisition des équipements non médicaux et de mobilier (ENMM) est un processus au cœur des opérations de notre organisation. En effet, nous avons tous besoin, à un moment ou à un autre, d’un bureau, d’une chaise, pour ne nommer que ceux-là… Il s’agit donc d’un processus important pour lequel le client doit être pris en charge, du début à la fin.

C’est dans ce contexte qu’un groupe de travail a vu le jour. Ce groupe composé, entre autres, des directions fournisseurs (DST, DL, DRT, DRF) avait pour mandat de revoir et simplifier le processus et de développer de nouveaux outils pour accompagner les clients. Pour ce faire, l’ensemble du processus actuel a été revu, de l’identification du besoin jusqu’au paiement au fournisseur, en passant par la livraison.

Ce nouveau processus sera bonifié au fur et à mesure des demandes soumises ainsi qu'en fonction de vos commentaires et suggestions.

Un processus d'acquisition
SIMPLE COMME

JE PASSE LA COMMANDE

JE CONFIRME LA COMMANDE

JE REÇOIS LA COMMANDE

  1. J’identifie mon besoin.

  2. Je remplis le formulaire de demande d’acquisition au guichet unique (GU).

    Formulaire de demande d'équipements

  3. Je confirme et valide certaines informations concernant ma demande avec le responsable du GU, au besoin.
  1. J’attends l’appel du Service des achats pour :
    • Valider la soumission, au besoin.
    • Planifier la date, le moment et le lieu de la livraison.

  2. Je fais une requête technique à la Direction des services techniques (DST), dès la confirmation de la date de livraison, au besoin.

    *Requête technique*
  1. Je me rends disponible à la date, au moment prévu et à l'endroit de la livraison de l'équipement.

  2. Je fais les validations nécessaires à la réception de l’équipement.

  3. Je communique immédiatement avec le Service des achats en cas de problème avec la commande.

  4. J’achemine le bon de livraison signé à l’endroit qui me sera désigné par le Service des achats.
LE DIRECTEUR ADJOINT AUTORISE LA COMMANDE
  1. Il signe et autorise toutes les demandes d’acquisition au GU pour sa direction.

  2. Il est responsable de la vigie de l’ensemble des demandes pour sa direction.

Outils

Foire aux questions

  • Quels sont les objectifs de projet ?
    • Faciliter l'accès à des équipements non médicaux et de mobilier (ENMM) pour l'ensemble des directions
    • Diminuer les délais pour obtenir un nouvel ENMM
    • Améliorer le suivi des demandes d'acquisition pour le requérant (de la demande jusqu’à la livraison)
    • Augmenter la satisfaction des clients
  • Quels sont les bénéfices de projet ?
    • Pour le client, l’amélioration du processus d’acquisition d’équipements non médicaux et de mobilier (ENMM) permettra, entre autres, d’être accompagné dans l’analyse de son besoin dès le début du processus, d’utiliser un outil simplifié, et de suivre le traitement de sa demande jusqu’à la livraison.
    • Pour l’organisation, l’amélioration du processus d’acquisition d’ENMM permettra de maximiser l’utilisation des sommes allouées par le MSSS pour les ENMM.
  • Ma demande est-elle urgente?
    • Toute demande n'est pas urgente. Ainsi, pour chaque demande que vous faites, demandez-vous si celle-ci est vraiment urgente et que vous en avez donc besoin dès le lendemain.
  • Pourquoi est-il important de regrouper les demandes pour une même catégorie d'équipement ou un même site?
    • Lorsque vous regroupez vos demandes pour une même catégorie d’équipement ou un même site, cela permet un traitement plus simple, rapide et efficace.
  • Dois-je fournir une soumission?
    • Non, le client n’a plus besoin de fournir de soumission. C’est le Service des achats qui s’en occupe dorénavant.

Si votre demande est en lien avec l'acquisition de dispositifs intelligents d'administration des médicaments, veuillez remplir le formulaire suivant et le joindre à votre demande au guichet unique :  

Le processus d'acquisition d'équipements médicaux sera revu prochainement.

Vous avez des questions ou des commentaires concernant vos demandes d’ENMM? Écrivez-nous à l’adresse suivante: gu.projets.equipements.cemtl@ssss.gouv.qc.ca