Nouvelles procédures
Pour vous accompagner dans la migration vers Outlook, des outils et des documents sont mis à votre disposition :
Depuis le début de la migration Lotus Notes vers Outlook, nous avons reçu plusieurs questions. Des « répondants Outlook » ont été désignés dans chacune des directions afin de répondre à toutes vos interrogations.
> Pour consultez la Liste des répondants.
Identité et rôle du répondant
Les répondants Outlook agissent comme courroie de transmission entre le chargé de projet et les utilisateurs Lotus de leur direction. Ils relaient les informations concernant le déroulement de la migration auprès de leurs collègues et les préparent à faire face aux enjeux que ceux-ci peuvent rencontrer. Bien que les répondants ne soient pas des techniciens en informatique, ceux-ci sauront diriger les utilisateurs vers les ressources à leur dispositions (intranet, procédures, etc.).
Veuillez en premier lieu contacter votre répondant attitré. Il pourra répondre à ces questions notamment :
- Vais-je perdre des courriels?
- Mes contacts personnels seront-ils transférés?
- Combien de temps Lotus va-t-il rester accessible?
Demande de Service Inter Établissement (DSIE)
Nous tenons a informé tous les utilisateurs de la DSIE que cette application demeurera fonctionnelle dans Lotus et ce même après la migration. D’autres informations suivront ultérieurement.
NOUVEAU | Accès à la DSIE pour les nouveaux intervenants
Archivage des courriels
En préparation de la migration Lotus vers Outlook du mois d’avril, nous devrons déplacer vos courriels de plus de 90 jours dans la section archives de votre messagerie Lotus, et ce dès le 10 mars prochain.
Cette étape d’archivage, qui se fera de façon automatique, se répètera à chaque semaine afin de s’assurer que seuls les courriels datant des 90 derniers jours soient conservés dans votre boite de réception.
Pour les utilisateurs ayant acceptés de migrer les courriels datant de plus de 4 jours (Direction des Finances et Direction de la Logistique), seuls les courriels des 4 derniers jours seront conservés dans la boite de réception.
RAPPEL IMPORTANT | dans tous les cas, soyez assurés que tous les courriels seront conservés dans Lotus. Si vous ne retrouvez plus un de vos courriels dans votre boite de réception ou dossiers, ayez le réflexe d’aller vérifier dans vos archives.