Foire aux questions

Les règles et les restrictions suivantes s'appliquent aux mots de passe des boîtes aux lettres Outlook :

• Les mots de passe doivent comporter au moins 8 caractères;
• Les mots de passe ne doivent pas contenir plus de 16 caractères;
• Les mots de passe ne peuvent contenir ni le nom du compte de l'utilisateur, ni plus de deux caractères consécutifs du nom entier de l'utilisateur;
• Les mots de passe doivent contenir des caractères provenant de 3 des 4 catégories suivantes :
  • Lettres majuscules (de A à Z)
  • Lettres minuscules (de a à z)
  • Chiffres (0 à 9)
  • Les caractères non alphabétiques suivants : ` ~ ! @ # $ % ^ & * ( ) _ + - = { } | [ ] \ : " ; ' < > ? , . /

Vous aurez le choix de 5 questions secrètes. En cas d’oubli des réponses à vos questions secrètes, vous devrez contacter l’administrateur de votre établissement.

Une fois votre nouvelle boite Outlook activée, vous devrez ajouter au niveau de l’affichage votre boite commune. Referez-vous à la section tutoriels sur l’intranet.

Un courriel chiffré est un courriel crypté qui n’est lisible que par le destinataire du message. Lotus Notes offrait une fonctionnalité de cryptage des courriels, mais celle-ci n’est pas disponible dans Outlook.

Pour ceux qui utilisaient cette fonctionnalité, il faut impérativement décrypter les messages chiffrés avant la migration pour qu’ils puissent être consultés dans Outlook. Le ministère a envoyé à cet effet un courriel content un bouton de décryptage.

Oui, l’ancien logiciel de messagerie (Lotus Notes) demeurera accessible pour une période indéterminée. Les messages pourront toujours être consultés ou transférés au besoin.

Non. L’entente établie entre le MSSS et Microsoft Exchange Online prévoit la migration des actifs suivants :

• courriels, archives et agenda des 90 jours précédant la date de migration ;
• agenda et réservations de salle planifiées pour les 12 mois suivants la date de migration.

Une alternative permettant de minimiser les impacts sur vos tâches de travail sera proposée, et ce, pour chaque application clinique gérée à l’aide de Lotus Notes.

Dans le cas de DSIE, le MSSS travaille au développement d’une application équivalente, indépendante de Lotus Notes. Elle sera disponible à la fin de l’année 2018. D’ici là, vous aurez toujours accès à votre ancienne version via Lotus Notes. Vous devrez donc continuer à utiliser cette application à partir de votre client Lotus Notes jusqu’à ce qu’une nouvelle ligne directrice soit communiquée.

Aucune date n’a été annoncée pour l’instant. L’informatique doit mettre en place une solution pour transférés les courriels non migrés. Tant que cette solution n’est pas mise en place, Lotus reste accessible.

Oui, les groupes seront reconduits. La manière dont ce sera fait est actuellement en développement.

La migration va s’effectuer quand même, mais plus il y a de messages à transférer dans Outlook plus ceux-ci mettront du temps à « arriver » dans la boite de réception. Suite à la migration, il faut quand même continuer à nettoyer les courriels restés dans Lotus en prévision du transfert des archives.

Vous disposerez d’un espace de stockage de 50 Go (gigaoctets), ce qui est largement supérieur à la capacité actuelle offerte dans Notes. Veuillez prendre note que cette capacité ne pourra pas être augmentée. C’est pourquoi un tri régulier de vos courriels et dossiers pourrait s’avérer nécessaire.

La taille maximale est présentement fixée à 25 Mo étant donné la limite des serveurs de courriel de nos destinataires.

Oui, le portail d’accès à votre messagerie est outlook.office.com

Oui. Vous pourrez accéder à tous ces contenus à l’aide d’un navigateur Web ou à l’aide de divers logiciels sur vos ordinateurs ou appareils mobiles personnels. En gros, si vous avez accès à Internet, vous avez accès à tout le contenu du courriel.

Vous devez continuer à utiliser la tuile « Réservation des salles » de Lotus Notes. Nous travaillons actuellement au transfert de cette fonctionnalité dans Outlook. Une note de service sera envoyée à lorsque la réservation sera possible dans Outlook.

Non. Vous devez les redéfinir dans Outlook.

Les messages d’absence prolongée ne sont pas migrés. Nous cherchons présentement une solution pour les recréer dans Outlook.

Oui. Le service de synchronisation avec Outlook sera ouvert à tous les appareils intelligents professionnels ou personnels, et ce, sans restriction. Référez-vous à la section « tutoriels » de la page intranet de la migration Outlook.

Oui. Ces différentes fonctionnalités sont offertes avec Outlook. Plusieurs procédures seront mises en ligne sur l’intranet dans la section tutoriels de la migration Outlook.

Le contrat de licence avec Microsoft spécifie une boîte par utilisateur. Il n'est donc pas possible d'avoir des utilisateurs « génériques », soit plusieurs utilisateurs utilisant le même compte (boîte).

Il est par contre possible d'avoir des boîtes communes, mais chaque utilisateur qui y accède doit avoir sa propre boîte personnelle.

Sensiblement de la même manière qu'avec la solution Lotus Notes actuelle, la manière de la configurer différera et des procédures seront fournies à cet effet.

Non, aucun outil de messagerie instantanée n’est proposé dans Outlook.

Nous avons à notre disposition une section dans l’intranet dans laquelle vous trouverez les informations nécessaires dans l’apprentissage des fonctions usuelles d’Outlook.

Pour y parvenir, il suffit de pointer sur la section intranet (CIUSSS/ Dossiers transversaux Migration vers Outlook) consacrée au changement de système de messagerie électronique.

Oui. Depuis le 3 avril, une option spécifique à la migration Outlook est accessible en appelant le Centre de Support Informatique au #5656. L'équipe TI vous supporteras pour tout problème ou questions ne trouvant pas de réponse sur les tutoriels de l'Intranet et la présente F.A.Q.