Procédures et instructions internes au GBM

•  La mise en service d'un équipement médical est partagée entre l'équipe GBM conseil et l'équipe technique, décrite dans notre procédure et divisée en 3 sous procédures :
  • Réception et mise en inventaire;
  • Installation;
  • Formation clinique et technique;

• Chaque équipement médical est identifié par un numéro d'inventaire unique et enregistré dans notre GMAO selon des instructions précises;

• Chaque équipement est installé et son fonctionnement vérifié par l'équipe technique;

• Les besoins en entretien préventif sont évalués par les coordonnateurs techniques GBM et sont programmés dans notre GMAO selon les recommandations du manufacturier;

• Le personnel clinique est formé selon les besoins du gestionnaire clinique;

• Les manuels d'opération sont remis aux utilisateurs;

• Le personnel technique est formé selon les besoins du chef de service GBM entretien (registre des formations techniques);

• Les manuels techniques sont conservés au service GBM.

Le service GBM :

• Assure la gestion des risques des équipements médicaux par :
  • La gestion des alertes médicales selon la politique de l'établissement et sa procédure interne (Registre des alertes-rappels, GMAO;
  • La gestion des incidents impliquant un équipement médical selon la politique de l'établissement et sa procédure interne (registre des incidents SISSS, GMAO);

• Suit et documente les avis de fin de support dans la GMAO;

• Maintient à jour les données dans l'inventaire.

Maintenance

• Les équipements médicaux sont inventoriés dans la GMAO.

• Entretien correctif :
  
  • L'équipe technique GBM assure l'entretien correctif des équipements médicaux en suivant sa procédure interne;
  • Chaque entretien correctif est documenté dans la GMAO;
• Entretien préventif :
  
  • L'équipe technique GBM assure l'entretien préventif des équipements médicaux en suivant sa procédure interne;
  • Chaque entretien préventif est documenté dans la GMAO (rapport d'entretien préventif lié à l'équipement est déposé).

Programme d'entretien préventif

Le parc des équipements médicaux est partagé :

• Génie biomédical : Équipements médicaux spécialisés et les équipements de soins, comme un appareil d'anesthésie ou une pompe à perfusion;
• Installations matérielles : Mobilier et équipements de support, comme un lit ou lève-personne, ainsi que les équipements de réfrigération;

Le plan d'entretien préventif se compose :

• D'un inventaire des équipements médicaux nécessitant un suivi régulier;
• D'une analyse de risque afin de définir les priorités;
• D'un système de gestion des maintenances afin de planifier les tâches à exécuter et en assurer une traçabilité. Pour ce faire, des procédures et des outils informatiques sont implantés afin d'assurer cette gestion;
• D'un suivi afin de s'assurer de l'exécution des entretiens.

Suivi de l'efficacité de l'entretien préventif

• Des requêtes d'entretien préventif sont générés 30 jours à l'avance dans la GMAO (suivi techniciens GBM);
• Le chef de service GBM entretien :
  • Consulte régulièrement le tableau de bord GBM gestionnaire (statistiques des requêtes résolues, en cours, en retard, nombre de requêtes planifiées);
  • Partage ces informations à l'atelier GBM lors des SVO mensuelles et lors des rencontres mensuelles des coordonnateurs techniques GBM;
  • Ajuste les ressources et crée un plan de redressement, au besoin;
• Les techniciens GBM ont accès à un tableau de bord GBM atelier personnalisable pour suivre leurs requêtes et organiser leurs activités.

• Lorsque les équipements médicaux ne sont plus réparables, un avis d'irréparabilité est déposé à la table d'arrimage GBM projet-opération;
• La table d'arrimage GBM projet-opération approuve l'avis d'irréparabilité et planifie le remplacement de l'équipement;
• L'équipement est retiré de l'inventaire selon la procédure interne découlant des directives du MSSS.