Boîte à outils

On ne communique pas dans le vide.

Avant de penser au message, assurez-vous que le projet lui-même est bien défini :

• Quels sont les objectifs organisationnels visés?
• Qui est responsable de quoi?

La crédibilité d'une communication repose d'abord sur un plan de projet clair et approuvé.

Règles de base

• La clarté du message ne compense pas le flou du projet.
• Avant de communiquer, assurez-vous que les objectifs sont clairs, mesurables et définis dans le temps, et que le plan de projet est suffisamment détaillé.

Ressource complémentaire : 

• La gestion de projet 

Si vous deviez expliquer le projet en 30 secondes, sauriez-vous quoi dire?

Avant de rédiger quoi que ce soit, posez-vous les questions de base :

• Quel est le sujet?
• Pourquoi communique-t-on?
• Qui doit approuver le message?

Signal d'alerte : Quand cinq personnes donnent cinq versions différentes du projet, c'est le projet qu'il faut clarifier, pas le message.

Posez-vous ces questions :

• Qu’est-ce qu’il doit retenir en une phrase?
• Quelle est l'action attendue et pour quand?
• Qu’est-ce qui pourrait être mal compris?
• Quelles pourraient être les sensibilités ou les points de vigilance?

Astuces : 

• Utilisez un langage clair et simple.
• Évitez le jargon clinique ou administratif inutile.
• Testez vos messages à voix haute.

Question-clé à se poser : Si j’étais à la place du public visé, qu’est‑ce que cette décision viendrait compliquer ou bouleverser dans mon quotidien?

Ressources complémentaires : 

• Aide-mémoire ^PDF
• Portrait de la population de l'Est
• Statistique de la population
• Aide-mémoire ^PDF de rédaction en langage clair et simple
• Lexique des mots clairs en santé par le CIUSSS Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

Que souhaitez-vous que votre public retienne, pense, ressente ou fasse après avoir reçu le message?
Un objectif clair oriente tous les choix qui suivent : le ton, le canal, le format et la fréquence.

Exemple : 

• « Informer les équipes » n'est pas un objectif
• « Diminuer les inquiétudes liées à _________ et faire adopter_______ d'ici ______. » en est un. 

À retenir : Un message dans objectif clair génère surtout des questions

Posez-vous les questions :

• Qui doit être informé en premier?
• Dans quel ordre l'information doit-elle circuler?

Règles d'or : 

• Les gestionnaires doivent être briefés avant leurs équipes pour éviter que l'info se propage de façon incontrôlée.
• Chaque employé apprend une nouvelle par son gestionnaire, pas par rumeur, courriel massif ou médias sociaux.

Signal d'alerte : Quand les gestionnaires apprennent la nouvelle en même temps que leurs équipes, la cascade de communication a échoué.

Ressources complémentaires : 

• Cascade de communication 

Suivez ces étapes :

• Fixez les jalons : la première communication, rappels, suivis...
• Tenez compte des contraintes réelles : périodes de vacances, surcharge informationnelle, événements organisationnels qui se chevauchent.
• En période de transformation majeure, être sensible au contexte et à l’environnement avant de communiquer avec son équipe.

À éviter absolument : 

• Vendredi PM
• Veille d'un congé férié

Règle simple : Le bon message, au mauvais moment, devient un mauvais message.

Ressources complémentaires : 

• Aide-mémoire ^PDF
• Cascade de communication
• Liste de contrôle ^PDF

Aucun canal ne rejoint tout le monde

Consultez la page canaux de diffusion pour choisir le bon canal selon :

• le type d'info (urgente, générale, réservée aux cadres),
• la nature du public (connecté ou non),
• l’objectif visé.

Règle simple : 

• Info sensible = rencontre dédiée en personne, avec toutes les équipes, jour, soir, nuit…
• Info opérationnelle = en SVO, suivi d’un outil clair, court, structuré pour s’y référer.

Suivez ces étapes :

• Utilisez les gabarits officiels.
• Respectez les normes graphiques en vigueur.

Pensez accessibilité dès le départ, pas à la fin :

• qualité de l’image,
• contrastes suffisants,
• texte simple et lisible,
• format adapté (affiche, note de service, écran numérique, etc.).

Signal d'alerte : Mettre trop d’information sur une affiche, dans une présentation PowerPoint ou dans une note de service n’aidera pas à la compréhension du message.

Ressources utiles

• Programme d’identification visuelle du Gouvernement du Québec (PIV)
• Guide de référence de l'identité visuelle du CIUSSS-EMTL
• Iconothèque
• Formulaire de consentement pour l'utilisation de l'image ^PDF

Qu’il s’agisse de faire la promotion d’une activité, d’informer d’une nouvelle politique ou d’annoncer une nouvelle formation, il est important de réfléchir en amont, non seulement à ce que vous souhaitez dire, mais également à ce que vous souhaitez que l’on retienne. 

Une affiche, un courriel, une note de service et une publication LinkedIn ne se rédigent pas de la même façon.
Le ton, la longueur et le format se choisissent en fonction du canal, pas seulement du message.

Test du « copier-coller »
Si votre texte peut être « copier-coller » partout, c’est qu’il n’est pas optimisé nulle part. Chaque canal a ses codes!

Indice : Un bon message = une seule idée. La façon de le dire s’adapte au canal.

Ressources utiles

• Utilisez l'Aide-mémoire ^PDF
• Utilisez le gabarit approprié et respectez les consignes d’utilisation.
• Aide-mémoire ^PDF de rédaction en langage clair et simple
• Lexique des mots clairs en santé par le CIUSSS Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

La littératie au service de vos messages

Que ce soit pour simplifier un message complexe ou valider la clarté de vos communications, vous trouverez ici les ressources essentielles.

• Aide-mémoire ^PDF de rédaction en langage clair et simple
• Lexique des mots clairs en santé par le CIUSSS Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal

Respectez la cascade : les gestionnaires d’abord, puis les équipes. Vous éviterez ainsi des erreurs, incohérences et rumeurs.

À retenir : Le moment de diffusion compte : une annonce au mauvais moment se propage de façon incontrôlée.
Pensez-y : un message envoyé le vendredi à 16h45 ne sera pas lu avant lundi matin.