Valise de garde et garde

1. PRÉAMBULE

Bienvenue dans votre nouvel outil!

La valise de garde est une plateforme Web (et disponible via une application sur le cellulaire) pour supporter les établissements dans leur gestion en sécurité civile et mesures d'urgence, la gestion de garde et aider à la décision lors de garde.

Au besoin, communiquer avec un membre de l'équipe de gestion MUSC.

La gestion intégrée de mobilisation (GIM)

Pour communiquer avec différentes personnes-ressources (prédéfinies) lors de situations d'urgences ou sensibles, on utilise la gestion intégrée de mobilisation (GIM) de la valise de garde. Il s'agit d'un outil d'alerte et de mobilisation. Le GIM permet de communiquer rapidement de l'information avec ces personnes, par messages textes, par courriel et/ou par diffuseur d'appels. Une personne peut recevoir des GIM sans avoir accès à la valise de garde.

2. INTERVENANTS VDG - RÔLES ET RESPONSABILITÉS

3. ORGANIGRAMME DE LA VDG SERVICES SOCIAUX ET RÉADAPTATION ET DE LA VDG HOSPITALIÈRE

4. FOIRE AUX QUESTIONS

1. PRÉAMBULE

Bienvenue dans l'onglet dédié à la Garde. Vous y trouverez les outils disponibles, les documents de référence ainsi que d'autres informations importantes qui vous aideront à bien remplir vos responsabilités.

Cette section offre un accès rapide et centralisé à de l'information essentielle qui doit être consultée avant votre première période de garde.

2. STRUCTURE DE GARDE

3. NIVEAUX DE GARDE - RÔLES ET RESPONSABILITÉS 

4. DIRECTIVES GÉNÉRALES À RESPECTER LORS D'UNE GARDE

PRÉAMBULE

Ce guide a été conçu pour accompagner les nouveaux gestionnaires de garde dans leurs premiers pas. Il vous présente les étapes essentielles à suivre pour bien vous installer dans votre rôle, accéder aux bons outils, consulter les documents clés et vous préparer efficacement à votre première garde. Chaque section contient des ressources pratiques, des liens utiles et des conseils pour vous soutenir dans votre intégration.

1.1 – Complétez le formulaire VDG

Pour accéder à la Valise de garde, vous devez remplir le formulaire prévu à cet effet. Assurez-vous de:

• Indiquer votre numéro de téléphone
• Sélectionner les bons sous-groupes d'alerte
• Choisir la garde à laquelle vous devez être ajouté

Au besoin, visionnez la capsule #2 intitulée «Utilisation du formulaire VDG» située dans l'onglet Capsules d'information.

1.2 – Testez vos accès

Une fois le formulaire complété, vérifiez que vos identifiants fonctionnent correctement avant votre première période de garde. Cela vous évitera tout problème d'accès le jour venu.

Accéder à la Valise de garde

1.3 – Téléchargez l'application id.écho

Installez l'application id.écho sur votre téléphone ou tablette. Elle est disponible sur le Google Play Store et l'Apple Store.

Au besoin, visionner la capsule #3 intitulée «Connexion initiale à la Valise de garde web et applicative» située dans l'onglet Capsules d'information.

2.1 – Consultez les capsules d'information

Prenez le temps de visionner les capsules disponibles dans l'onglet Capsules d'information. Elles vous permettront de mieux comprendre les outils que vous utiliserez dans votre rôle de gestionnaire de garde.

Référez-vous aux colonnes Public cible dans l'onglet Capsules d'information et visionnez les capsules s'adressant à votre rôle spécifique.

2.2 – Explorez le logiciel de la Valise de garde

Familiarisez-vous avec l'interface et les fonctionnalités du logiciel VDG. Voici quelques éléments à découvrir:

• Navigation dans la plateforme (web et mobile)
• Consultation des horaires de garde et des protocoles
• Rédaction des rapports de garde

 Les Capsules d'information vous guideront dans l’utilisation de ces fonctions.

3.1 – Consultez le document sur les directives générales de garde

Prenez connaissance du document Directives générales à respecter lors d'une période de garde. Ce document définit les responsabilités, les attentes et les balises à respecter dans l'exercice de vos fonctions de garde.

Important : Si des directives plus restrictives s’appliquent à votre groupe de garde, il est essentiel de vous y référer, car elles prévalent sur les directives générales. Ces directives spécifiques peuvent être consultées à l’étape 5.

3.2 – Comprenez la Structure de garde

Prenez connaissance du document Structure de garde.

L’utilisation des noms exacts des gardes, tels qu’indiqués dans le document de référence, est essentiel pour assurer une communication claire et efficace lors des interventions.

3.3 – Maîtrisez les Niveaux de garde

Prenez connaissance du document Niveaux de garde ou répondant.

Ce document présente les différents niveaux de garde et leurs implications de manière générale. Chaque niveau correspond à un degré spécifique d’intensité ou de mobilisation, et il est essentiel de bien les comprendre pour adopter les bons réflexes et intervenir de manière appropriée selon la situation.

4.1 – Prenez connaissance des protocoles importants

Prenez connaissance des protocoles d’intervention critiques liés à votre rôle de garde. Une bonne compréhension en amont vous permettra de réagir rapidement et adéquatement en situation d’urgence.

4.2 – Informez-vous sur les appels les plus fréquents

Discutez avec vos collègues pour connaître les types d’appels de garde les plus courants. Cela vous aidera à anticiper les situations et à vous préparer aux interventions typiques.

4.3 – Consultez les rapports de garde

Accédez aux rapports de garde disponibles dans la Valise de garde (VDG). Ces exemples concrets vous permettront de mieux comprendre les situations vécues et les façons dont elles ont été gérées.

4.4 – Mémorisez les coordonnées du CDA

Notez et mémorisez le numéro du Centre d'appels d'urgence (CDA)

• Numéro interne : 3050
• Numéro externe : 514 251 3050

Assurez-vous de bien comprendre le rôle du répartiteur et de la patrouille CIUSSS, afin de faciliter vos communications et interventions lors de votre garde.

PRÉAMBULE

Bienvenue dans l’équipe des programmateurs de la Valise de garde. Ce guide a été conçu pour vous accompagner dans la prise en main de l’outil. Vous y trouverez les principales étapes pour accéder à l’outil, comprendre son fonctionnement, effectuer les mises à jour requises et assurer le maintien à jour de l’information. Chaque section présente les étapes clés, des conseils pratiques et des liens vers les outils essentiels.

1.1 – Complétez le formulaire VDG

Pour accéder à la Valise de garde, vous devez remplir le formulaire prévu à cet effet:

• Remplissez toutes les sections obligatoires;
• À la section 4, sélectionner l'option « Compte programmateur »;
• Toujours à la section 4, sélectionnez la valise annexe correspondant à votre secteur.

Au besoin, visionnez la capsule #2 intitulée «Utilisation du formulaire VDG» située dans l'onglet Capsules d'information.

1.2 – Testez vos accès

Une fois la confirmation de la création de votre compte reçue, testez vos accès à la Valise de garde afin de vous assurer que vous pouvez vous connecter et utiliser correctement l’outil.

Accéder à la Valise de garde

2.1 – Consultez les capsules d'information

Prenez le temps de visionner les capsules disponibles dans l’onglet « Capsules d’information ». Elles vous permettront de mieux comprendre les outils et les fonctionnalités que vous utiliserez dans votre rôle de programmateur.

Référez-vous à la colonne « Public cible » de l’onglet « Capsules d’information » afin de repérer les capsules destinées aux programmateurs.

2.2 – Explorez la Valise de garde

Familiarisez-vous avec l'interface et les principales fonctionnalités du logiciel de la Valise de garde. Prenez notamment le temps d'explorer les éléments suivants:

• La navigation dans la plateforme;
• Les horaires de garde;
• Les protocoles ;
• L'ajoute et l'organisation des dossiers,
• La création ou modification des fiches bottin.
   

 Les Capsules d'information vous guideront dans l’utilisation de ces différentes fonctionnalités.

3.1 – Consultez le document sur le rôle et les responsabilités des différents intervenants de la VDG

Prenez connaissance du document Intervenants VDG - Rôles et responsabilités. Celui-ci précise les rôles, les responsabilités et les attentes applicables aux différents intervenants de la Valise de garde.
 

Les rôles et responsabilités des programmateurs sont présentés à la page 2 du document.

3.2 – Maintenez l'information de votre secteur à jour

À titre de programmateur, vous êtes responsable d'effectuer les mises à jour requises dans la Valise de garde pour votre secteur. Selon les responsabilités qui vous seront confiées, ces mises à jour peuvent notamment concerner:

• Les horaires de garde;
• Les coordonnées et les fiches bottin;
• Les protocoles et documents de référence;
• Les dossiers et les liens utiles;
• Toute autre information devant demeurer accessible aux gestionnaires de garde.

3.3 – Informez la coordination de Sécurité publique de tout changement de programmateur

Si vous remplacez un ancien programmateur ou si un changement survient au sein de votre équipe, veuillez aviser la coordination de Sécurité publique en inscrivant les informations pertinentes dans la section 5 « Commentaires » du formulaire de la Valise de garde.

formulaire VDG
 

Il est important de nous informer de tout ajout, départ ou remplacement de programmateur afin de maintenir notre registre à jour et de nous assurer que les bonnes personnes sont invitées aux formations, aux communications et aux activités de mise à jour de la Valise de garde.

L’organigramme suivant présente les programmateurs responsables de chaque secteur. Une copie est également disponible dans la section 3 de l’onglet Valise de garde (VDG).

Afin de maintenir vos connaissances à jour et d’assurer une gestion uniforme de la Valise de garde, tous les programmateurs sont invités à participer à une formation annuelle organisée par la coordination de Sécurité publique.

La formation annuelle des programmateurs a lieu chaque année au mois de mai. Une invitation est transmise aux programmateurs concernés avant la tenue de la rencontre.

Cette formation permet de :

• Valider et mettre à jour la liste des programmateurs responsables de chaque secteur;
• Effectuer un rappel des principales fonctionnalités et bonnes pratiques d’utilisation de la Valise de garde;
• Présenter les nouvelles fonctionnalités, améliorations et changements apportés à l’outil;
• Répondre aux questions et partager les informations pertinentes concernant la gestion de la plateforme.

Si vous éprouvez des difficultés à accéder à la Valise de garde, à utiliser une fonctionnalité ou à effectuer une mise à jour, consultez d’abord les capsules vidéo et les documents de référence disponibles dans les onglets « Valise de garde (VDG) » et « Capsules d'information ».

Si le problème persiste, communiquez avec la coordination de Sécurité publique à l'aide du formulaire VDG en inscrivant les informations pertinentes dans la section 5 « Commentaires ».

Pour faciliter le traitement de votre demande, indiquez :

• votre nom et votre secteur;
• la valise annexe concernée;
• la nature du problème rencontré;
• le message d’erreur affiché, s’il y a lieu;
• une capture d’écran, lorsque pertinent.

⇒ musc.ciusss.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

Formulaire - Rétroaction sur les capsules de formation VDG

	Questions ou commentaires en lien avec les capsules vidéos

Tableau récaputalatif des capsules vidéos

#	TITRE DE LA CAPSULE	PUBLIC CIBLE
		Utilisateurs de la VDG	Gestionnaires de garde	Programmateurs VDG
1	Historique et présentation de l'outil de la Valise de garde
2	Utilisation du formulaire VDG
3	Connexion initiale à la Valise de garde web et applicative
4	Présentation de la page d'accueil de la VDG
5	Consultation des protocoles
6	Consultation des horaires de garde
7	Rapport de garde
8	Rapport de mobilisation
9	Notifications d'alertes (GIM)
10	Patrouille
11	CDA
12	Structure de garde
13	Fiches bottin
14	Création / modification des protocoles
15	Gestion des trajectoires
16	Ajout de dossiers
17	Modification horaires de garde