Questions générales :
Quelle information dois-je indiquer dans la case « Code Système » sur le formulaire de réquisition ?
Vous devez sélectionner dans le menu déroulant le code système applicable selon le type de fonds budgétaire utilisé :
- 100171 – Fonds d'exploitation
- 100172 – Fonds d'immobilisation non capitalisable
- 100173 – Fonds de fiducie
- 100174 – Fonds à destination spéciale
- 100175 – Fonds de recherche
Ces deux outils servent à soumettre des demandes d'achat, mais ils ne s'adressent pas aux mêmes types de besoins.
La réquisition électronique est réservée à certaines demandes spécifiques traitées par la Direction de l'approvisionnement et de la logistique :
- Acquisition d'équipement de plus de 1 000 $ (immobilisable)
- Renouvellement ou rehaussement d'un contrat
- Appel d'offres
- Acquisition d'animaux de laboratoire (secteur de la recherche)
GRM-Web est utilisé pour toutes les autres réquisitions d'achat courantes liées aux besoins opérationnels de votre service.
Que faire si je dois procéder à une demande de rehaussement/avenant concernant un contrat existant ?
Vous devez suivre la procédure détaillée disponible à la page 3 du guide d'utilisation de la réquisition électronique, accessible à partir du lien ci-dessus.
Il est possible de transmettre un seul formulaire de réquisition à la fois, incluant tout document d'appui nécessaire. Une fois la réquisition transmise et le numéro pris en note, cliquez sur le bouton Transmettre une nouvelle réquisition pour recommencer le processus pour votre prochaine demande.
Réessayez après avoir vérifié le format de vos fichiers. Assurez-vous que le formulaire est signé électroniquement selon les instructions du guide d'utilisation.
Votre transmission doit obligatoirement contenir le formulaire principal en format PDF. Vous pouvez ajouter des documents d'appui (soumissions, devis, etc.) jusqu'à concurrence de 20 Mo. Les formats suivants sont acceptés : PDF, images (JPEG, PNG, GIF), Word, Excel, PowerPoint et texte.
Une fois la transmission complétée, la page de confirmation affiche le numéro de réquisition indiqué sur votre formulaire. Ce numéro confirme que la réquisition a été transmise et ajoutée à la liste des demandes à traiter. Conservez-le pour toute communication future en lien avec votre demande.
Vous devez télécharger le formulaire sur votre ordinateur et l'ouvrir avec l'application Adobe Acrobat. Si vous l'ouvrez avec une autre application, les champs pourraient s'afficher de manière non conforme. Adobe Acrobat est disponible gratuitement pour PC, Mac, iOS et Android, et est installé par défaut sur tous les postes informatiques du CIUSSS-EMTL.