Planification des activités (2 mois)

Actions à réaliser                 outils et documents de référence        

Rencontre de planification

  • Assister à la rencontre initiale avec votre conseillère-cadre en amélioration continue de la qualité
  • Établir un calendrier de suivi, d'accompagnement
  • Déterminer les services et installations visées de votre direction
  • Confirmer les normes et les chapitres applicables à vos services, incluant le chapitre 1 : Excellence des services
  • Lancer la démarche auprès de votre personnel

Rencontre de planification

  • Présentation agrément 101
    • Calendrier du cycle d'agrément
    • Ligne du temps générale
  • Rôles et responsabilités partagées
  • Exemple type d'un ordre du jour pour la rencontre initiale
  • Liste des répondants qualité pour chacune des directions
  • Liste des PORteurs organisationnels
  • Manuels d'évaluation | Normes | Livret de POR
  • Intranet > Outils et documents COM

Structure d'amélioration continue de la qualité (ACQ)

  • Réviser ou constituer votre/vos équipes qualité
  • Nommer vos responsables de chapitres et de PORs internes
  • Établir vos cibles d'avancement de la démarche d'agrément avec la conseillère-cadre ACQ

Structure d'amélioration continue de la qualité (ACQ)

  • Exemple d'une structure de gouvernance ACQ
  • Exemple d'une liste des responsables de chapitres et PORs
  • Liste des responsables de chapitres et de PORteurs internes

Autoévaluation (AE) et plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)

  • Prendre connaissance du plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)
  • Réaliser les autoévaluations des normes ou chapitres
  • Prendre connaissance des résultats de non-conformité des autoévaluations à intégrer au PACQ
  • Établir un calendrier des audits avec les équipes concernées

Autoévaluation (AE) et plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)

  • Modèle : Plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)
  • Aide mémoire pour le PACQ
  • Calendrier des audits

Répertoire pour l'accès et dépôt des preuves

  • Identifier la/les personnes responsables du dépôt des preuves pour votre direction
  • Prendre connaissance du répertoire du dépôt des preuves pour votre direction ainsi que de la procédure afférente

Répertoire pour l'accès et dépôt des preuves

  • Modèle de liste des personnes responsables du dépôt des preuves pour votre direction
  • Procédure pour le dépôt des preuves et documents importants

Suivi de l'avancement de la démarche et des composantes ACQ relative à l'agrément

  • Prendre connaissance du tableau de bord des résultats initiaux du PACQ
  • Prendre connaissance et mettre à jour le tableau des politiques, procédures et règlements (PPR) de votre secteur pour la démarche d'agrément
  • Prendre connaissance de votre plan de développement des ressources humaines (PDRH) pour répondre aux exigences d'agrément

Suivi de l'avancement de la démarche et des composantes ACQ relative à l'agrément

  • Tableau des politiques, procédures et règlements

Réalisation des activités (5 mois)

Actions à réaliser outils et documents de référence      

Réalisation du plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)

  • Réaliser les actions déterminées pour la complétion du PACQ
  • Mettre à jour votre PACQ selon l'avancement des actions
  • Réaliser les audits, marches qualités et intégrer les résultats au PACQ

Réalisation du plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)

Dépôt des preuves

  • Procéder au dépôt des preuves en continu, et ce, à partir de la date émise par la DQÉPÉ

Dépôt des preuves

  • Procédure pour le dépôt des preuves et des documents importants
  • Liste des preuves à déposer
  • FAQ - Preuves de conformité aux critères d'Agrément Canada

Réalisation des audits

  • S'arrimer avec vos responsables de PORs et PORteurs organisationnels
  • Réaliser les audits et communiquer les améliorations apportées
  • Intégrer les pistes d'améliorations au PACQ
  • Transmettre et rendre disponible les résultats

Réalisation des audits

  • Guide pratique sur les audits internes
  • Outils d'audits internes (protocole d'audit, grilles d'audit, rapport d'audit et piste d'amélioration continue)

Réalisation des marches qualité

  • Déterminer vos zones d'amélioration
  • Identifier les marches qualité pour les secteurs concernés
  • Former les marcheurs qualité, au besoin
  • Réaliser les marches qualité
  • Produire les fiches synthèses avec les pistes d'amélioration
  • Diffuser le rapport auprès des instances concernées

Réalisation des marches qualité

Suivi de l'avancement de la démarche et des composantes ACQ relatives à l'agrément

  • S'assurer de valider les résultats du tableau de bord du PACQ, en temps opportun
  • Participer à l'exercice de préparation avec les équipes du chapitre 1 : Excellence des services
  • Mettre à jour les politiques, procédures et règlements (PPR) de votre direction
  • Mettre à jour les formations requises des membres de vos équipes et intégrer au plan de développement des ressources humaines (PDRH)

Suivi de l'avancement de la démarche et des composantes ACQ relatives à l'Agrément

  • Guide sur l'Excellence des services
  • Présentation sur l'Excellence des services (Powerpoint)
  • Gabarit de présentation synthèse sur l'Excellence des services
  • Tableau des politiques, procédures et règlements
  • Intranet > Ressources humaines / Formation et gestion des talents / Documents de référence

Pré-visite (2 mois)

Actions à réaliser                             outils et documents de référence                                   
Information aux visiteurs
  • Préparer la présentation synthèse de votre service pour les visiteurs d'agrément (Excellence des services)
  • Faire une observation du site / secteur / unité qui seront visités
  • Identifier les personnes ayant le rôle d'accompagnateur des visiteurs

Informations aux visiteurs

  • Gabarit synthèse pour la rencontre
  • Fiche-synthèse et messages clés aux gestionnaires
  • Liste de préparation à la visite
  • Grille d'observation de l'environnement
  • Liste des personnes ressources et accompagnateurs

Horaire de la visite

  • Participer à la planification de l'horaire de la visite pour les services identifiés
  • Identifier les personnes qui accueilleront les visiteurs sur le site et celles qui les accompagneront lors des déplacements

Horaire de la visite

  • Horaire de la visite
  • Listes des personnes ressources / accompagnateurs (courriel, téléphone et installation)

Communication aux équipes

  • Diffuser les messages-clés à vos équipes en vue de la visite (information à ajuster selon le passage du visiteur ou non)
  • Diffuser l'horaire sommaire de la visite ou l'horaire détaillée aux personnes ressources des secteurs visités
  • Diffuser le profil des visiteurs

Communication aux équipes

  • Gabarit de messages clés aux équipes
  • Affiches Agrément
  • Carte de remerciement

 Visite de l'Agrément (1 semaine)

actions à réaliser                                    outils et documents de référence                                                                                                  

Séance d'ouverture

  • Directeur seulement : Assister à la séance d'ouverture avec les visiteurs d'agrément

Séance d'ouverture

  • Ordre du jour de la séance (à venir)

Visite

  • S'assurer d'avoir accès rapidement à vos documents - preuves à fournir sur demande du visiteur d'agrément
  • Identifier la personne ayant accès aux documents pour transmettre aux conseillères-cadre ACQ, en temps requis
  • Communiquer votre rétroaction à votre conseillère-cadre ACQ 

Visite

  • Liste des personnes ressources
  • Liste de préparation à la visite
  • Modèle de rétroaction suivant la visite

Séance synthèse

  • Communiquer à vos équipes les différents moyens en place pour assister à la séance synthèse

Séance synthèse

  • Listes des lieux de visionnement de la séance synthèse

Préparation des communications pour vos équipes

  • Prévoir vos messages de félicitations et la célébration avec vos équipes
  • Noter les messages-clés sur les bons coups et les éléments d'amélioration pour vos équipes en collaboration avec la conseillère-cadre ACQ

Préparation des communications pour vos équipes

  • Fiche bon coups Agrément

Post-visite (2 mois)

actions à réaliser                                                                                                outils et documents de référence

Célébrer

  • Faire une activité de remerciement et félicitations avec vos équipes
  • Remercier vos équipes, vos collègues et collaborateurs

Célébrer

  • Modèle de communication

Recevoir le rapport de visite

  • Participer à la diffusion du rapport synthèse de la visite

Recevoir le rapport de visite

  • Vidéo séance-synthèse

Résultats

  • Prendre connaissance du rapport final de la visite envoyé par la DQÉPÉ

Résultats

  • Rapport finale de la visite

Suivi du dépôt des preuves

  • Sauvegarder vos preuves dans le répertoire de votre direction

Suivi du dépôt des preuves

  • Procédure pour le dépôt des preuves et documents importants

Rencontre bilan de la visite d'agrément

  • Répondre au sondage sur la visite
  • Réaliser une rencontre bilan avec votre équipe
  • Assister à la rencontre bilan réalisée par la DQÉPÉ

Rencontre bilan de la visite d'agrément

  • Sondage sur l'expérience de la visite
  • Modèle bilan expérience de la visite

Pérennisation des activités d'amélioration continue de la qualité (en continu)

Actions à réaliser outils et documents de référence                                                                                                                                              

Pérennisation

  • Tenir les rencontres avec votre conseillère-cadre en amélioration continue de la qualité
  • Faire vivre la structure qualité > Instance permanente de vigie ACQ
  • Mettre à jour votre calendrier des audits selon la périodicité prévue et veiller à la réalisation des audits

Pérennisation

  • Exemple d'ordre du jour pour les rencontres avec les conseillères-cadres

Amélioration continue de la qualité

  • Mettre à jour votre PACQ
    • Intégrer les pistes d'amélioration dans votre PACQ :
      • Exemples de source d'amélioration : rapport incident-accidents, rapport d'audits, sondage, marche qualité, Gemba, rapport de visite du MSSS, rapport d'Agrément Canada, plaintes, rapport du Bureau du coroner, évènements sentinelles, etc.
    • Poursuivre le suivi des conformités aux normes d'Agrément Canada
  • Réaliser les audits selon le calendrier
  • Communiquer les résultats ainsi que les améliorations aux équipes

Amélioration continue de la qualité

  • Modèle du plan d'amélioration continue de la qualité (PACQ)
  • Exemples de sources d'amélioration continue de la qualité
  • Guide pratique sur les audits
  • Modèle de diffusion des résultats  

Reconnaissance

  • Poursuivre les activités de valorisation des bons coups avec les équipes
  • Promouvoir les bons coups
  • Partager les meilleures pratiques, résultats, leçons apprises auprès des autres équipes

Reconnaissance

  • Modèle d'activité et de communication
  • Fiche bon coups
  • Fiche leçon apprise