Demandes de financement | Fondation de l'IUSMM-Gamelin
La présente section se veut un aide-mémoire pour les gestionnaires et les intervenants des projets qui bénéficient du soutien de la Fondation de l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal (FIUSMM) et de la Fondation Émilie-Tavernier-Gamelin (Gamelin). Vous trouverez donc sur cette page toutes les informations pertinentes et les formulaires en lien avec les demandes annuelles adressées à la FIUSMM et à la Fondation Gamelin.
La présente politique a pour but de préciser les principes qui guident la Fondation de l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal (FIUSMM) dans sa prise de décision relative à l’attribution des fonds recueillis dans le cadre de ses diverses activités de collecte de fonds, assurant ainsi un processus transparent et équitable des projets qui lui sont soumis.
Consulter la politique d'attribution des fonds de la FIUSMM.
Voici l’échéancier pour la préparation et le dépôt des demandes annuelles qui seront adressées à la FIUSMM et à Gamelin.
Calendrier 2023
| Actions | Février | Mars | Avril |
|---|---|---|---|
| Préparation et remise des demandes | X | ||
| Compilation et approbation des demandes par le comité DPSMDI | X | ||
| Préparation du document de demandes par le Service des communications | X | X | |
| Approbation par la direction générale | X | ||
| Dépôt des demandes à la FIUSMM | X | ||
| Réponse de la FIUSMM | X | ||
| Disponibilité du financement | X |
Procédure pour l’utilisation des fonds octroyés par la Fondation
Voici la procédure à suivre pour l’utilisation des fonds qui vous ont été octroyés pour votre projet financé par la Fondation de l'IUSMM.
- Avance de fonds
Vous pouvez obtenir une avance de fonds afin de procéder à des achats en lien avec votre projet. Vous devez remplir le formulaire et vous rendre au sous-sol du pavillon Bourget pour obtenir les fonds. Bureau : BO 00251- Un montant maximal de 750 $ est autorisé pour un retrait en argent comptant.
- Il est possible d'obtenir une avance de fonds supérieure à 750 $ en complétant un formulaire d'autorisation
***Si le montant de vos achats dépasse le montant de l'avance, vous pouvez réclamer la différence au même endroit où vous avez reçu l'avance. Par contre, advenant que le montant de vos achats soit inférieur au montant retiré, veuillez retourner le reste de l'argent (un reçu vous sera émis).
- Remboursement
Vous pouvez aussi obtenir un remboursement en argent comptant, toujours avec une limite de 750 $, si vos dépenses sont déjà engagées. Vous devez remplir le même formulaire et vous rendre au même bureau soit le BO 00251- Il est possible d’obtenir un remboursement à 750 $ en complétant un formulaire d’autorisation.
- Il est possible d’obtenir un remboursement à 750 $ en complétant un formulaire d’autorisation.
- Paiement par facturation
Vous pouvez également demander à vos fournisseurs de services de facturer le CIUSSS directement. Vous devrez soumettre la facture avec le numéro de compte rattaché au projet et retourner le tout à la comptabilité, à l'attention de Mme Samanta Ulysse, à l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal. Vous pouvez la joindre par téléphone au 514-251-7015 poste 49537
ou par courriel à Samanta.ulysse.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
- Changement de signataire
Pour modifier ou supprimer un signataire relié au poste budgétaire du projet, veuillez compléter le formulaire requis.
- Dépôt des pièces justificatives
Vous avez maximum 20 jours ouvrables pour envoyer à l’adresse courriel comptabilite.cemtl@ssss.gouv.qc.ca les pièces justificatives de votre retrait à la comptabilité, accompagnées du rapport sur l’utilisation d'une subvention financée par une Fondation, que vous trouverez également ci-bas.
Veuillez svp conserver les copies originales de vos factures pour une période d’au moins un an à des fins de vérifications financières.
***Si vous dépassez le délai de 20 jours ouvrables, votre compte budgétaire sera fermé jusqu’à ce que la situation soit réglée auprès de la comptabilité. Pour toute question, veuillez communiquer avec Mme Samanta Ulysse par courriel (Samanta.ulysse.cemtl@ssss.gouv.qc.ca) ou par téléphone (514-251-7015 poste 49537). - Dépassement des postes budgétaires
Afin d’éviter les dépassements, tout poste budgétaire sera fermé quand toutes les sommes octroyées par la FIUSMM auront été dépensées.
- Liste des dépenses non recevables ou discordances avec les projets acceptés
Toutes dépenses liées à l’achat d’alcool seront refusées. De plus, si les factures déposées ne correspondent pas avec les projets soumis et acceptés par la FIUSMM, il sera possible que celles-ci soient refusées.
- Fermeture des demandes annuelles et reddition de compte
Les sommes octroyées sont disponibles selon l'année financière, soit du 1er avril au 31 mars.
Vous avez jusqu’à la fin avril suivant l’année financière pour remettre toutes les pièces justificatrices en lien avec les dépenses effectuées dans votre unité administrative.
La FIUSMM souhaite être informée, voire même être invitée lors de la tenue de vos projets ou de vos activités. Profitez de cette tribune pour faire valoir l’importance de votre activité ainsi que ses impacts sur les personnes aux prises avec des troubles de santé mentale.
Vous pouvez transmettre vos invitations à l’adresse fondations.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
Nous avons besoin de photos qui serviront à illustrer le bilan d’activités qui sera transmis à la FIUSMM à la fin de l’année. Celles-ci pourront démontrer concrètement l’impact du soutien de la Fondation pour les personnes aux prises avec des problèmes de santé mentale.
Vous êtes donc conviés à prendre des photos lors des événements et des activités et à les transmettre à l’adresse suivante : fondations.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
S’il est possible de reconnaître les personnes apparaissant sur les photographies, vous devez obtenir leur autorisation en leur faisant remplir un formulaire de consentement.
Date limite pour la remise de votre bilan d’activité pour les projets réalisés dans le cadre des demandes annuelles : 1er mai.
Pour toutes questions concernant les formulaires et sur la façon de les compléter ou pour la reddition de compte financière, veuillez vous adresser à Mme Samanta Ulysse par courriel à samanta.ulysse.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
Pour faire parvenir vos invitations à vos activités et événements, veuillez communiquer par courriel à fondations.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.