Solution ISIOS par direction

Mot du directeur adjoint

Dans le but d’unifier et d’optimiser ses pratiques en gestion de projet à travers les différentes directions, le CIUSSS s’est doté d’un logiciel permettant la réception, le suivi et la saine gestion des projets en cours. Le logiciel ISIOS est un outil agile en gestion de projet, dans un format web évolutif, qui nous permet d’avoir accès à la bonne information, au moment opportun pour soutenir la prise de décisions et faciliter les arrimages de gestion avec l’ensemble des partenaires impliqués dans la conduite les projets.

Nous sommes fiers de piloter l’implantation de ce projet et nous sommes heureux de compter sur la collaboration de toutes les directions impliquées. À terme, nous visons à ce que tous les projets du CIUSSS figurent dans un des portefeuilles de projet standardisés, et soient animés selon les mécanismes de coordination qui seront déployés. Que ce soit pour des petites initiatives opérationnelles ou bien pour des projets majeurs à portée stratégique, chaque projet demande de la capacité qui mérite d’être suivie!

Samuel Chagnon, Directeur adjoint, planification, performance et intelligence d'affaires, DQÉPÉ

• Saisir la bonne information à un endroit​
• Simplifier le processus pour la soumission et le traitement des nouvelles demandes ​
• Faciliter le suivi des demandes pour les clients​
• Une gestion de projets intra-service et inter-services facilitée
• Des arrimages inter-directions plus efficients pour les projets transversaux
• Faciliter l’accès aux gabarits de certains de nos documents​
• Simplifier la saisie des heures travaillées sur les projets

• Dans un premier temps, le portefeuille de projets de la direction a été implanté de juin à décembre 2021. Initialement, une équipe de six super-utilisateurs a été mise en place et plus d'une vingtaine de personnes ont été formées, principalement dans la direction adjointe planification, performance et intelligence d'affaires.
• Il y a aura un seul portefeuille de projets pour toute la direction, mais avec des vues spécifiques et personnalisées par service​
• Tous les projets/demandes qui étaient en cours au 1^er avril 2020 et tous les autres projets qui ont démarrés par la suite ont été migrés dans ISIOS et ce, pour l'équipe Performance et coordination des projet organisationnel ainsi que pour l'équipe Infocentre et intelligence d'affaire

Voici les liens pour accéder au matériel d’accompagnement spécifique aux équipes de la DQÉPÉ. Il est à noter que seul les employés de ces services peuvent y accéder.

Infocentre et intelligence d'affaire:  

• B:\Infocentre_Intell_Aff\IA - Projets\P-210122_1433_PO_Implantation ISIOS SIIA

Service performance et coordination de projets organisationnels 

• https://teams.microsoft.com/l/channel/19%3a65d3c8a3b3ba4106bae22f9d6db7f941%40thread.tacv2/ISIOS?groupId=af19e0d9-8f02-4615-b705-f9f8c58d206a&tenantId=06e1fe28-5f8b-4075-bf6c-ae24be1a7992 

Pour accéder aux documents et aux vidéos de formation de nature générale, nous vous invitons à consulter la section FORMATION GÉNÉRALE - CAPSULES ET GUIDES

Voici la constitution de l’équipe d’implantation pour la DQÉPÉ. Vous pouvez vous référez à eux pour toutes questions ou préoccupations.

Mot du directeur adjoint

La gestion de projets est devenue un incontournable pour la plupart des organisations.  Dans la nôtre, c'est l'étoile du Nord qui nous guide, qui permet à nos différentes directions et services de se rassembler sous un objectif commun, un but précis et partagé, qui nous permet de mieux servir notre population.  

Pour la DRT, ce projet va nous permettre de centraliser nos démarches, de les standardiser et idéalement de rendre l'information accessible à tous au moment opportun.  Avec l'explosion du nombre de projets, il devient impératif de chercher des solutions qui vont nous rendre plus efficients dans notre travail et nos collaborations. 

Dans cette grande expédition, le CIUSSS-EMTL se dote de standards partagés entre les directions, une étape importante pour permettre aux différents intervenants d'utiliser le même langage dans leurs échanges.  C'est un travail qui vient bousculer nos façons de faire, mais qui permet aussi de faciliter les échanges entre nous, et avec nos partenaires externes, quels qu'ils soient. Avec la pénurie de main d'œuvre, avec la multiplication des environnements et aussi des façons de faire, ce travail visera à créer une culture d'excellence en gestion de projets, une culture partagée entre nous tous.  

Un outil de gestion de projets ne peut s'implanter qu'avec notre implication à toutes et à tous. Parce que chaque personne du projet ISIOS est un membre de cet équipage qui nous fait voguer pour atteindre ce port qui n'est plus si lointain maintenant. Sans notre apport, le chemin est moins précis, il y a du brouillard et nous ne sommes pas certains d'amarrer au bon endroit. 

Et j'espère véritablement que nous serons tous fiers d'avoir été de ce voyage.  

FRANÇOIS MOREL, DIRECTEUR ADJOINT BUREAU DE PROJETS ET SYSTÈMES D'INFORMATION, DRT, 2023

• Consolider nos deux portefeuilles actuels en un même endroit
• Faciliter l’arrimage et la collaboration intra et inter direction
• Utiliser ISIOS comme l’unique outil en gestion des demandes et projets solide et efficient, impliquant un portefeuille complet des demandes et projets pour l’ensemble des services desservis
• Permettre aux services d’avoir une vue globale, intégrée, en temps réel, des demandes et projets
• Permettre d’avoir un tableau de bord et un outil pour faciliter la reddition de compte
• Soutenir la gestion au quotidien
• Permettre le suivi des échéanciers, budgets, capacité des ressources, les liens avec les objectifs stratégiques et priorités organisationnelle et les interdépendances avec les autres services.
• Favoriser la gestion intégrée, pour améliorer la qualité des services conseils, via une communication efficace, une gestion efficiente des ressources (humaines et matériels) et une prévention et une mitigation efficiente des risques
• Utiliser ISIOS pour assurer l’uniformité de la pratique et des outils de gestion des projets dans le service et la direction
• Gérer le traitement et l’analyse des demandes
• Assurer le suivi optimal des enveloppes de financement (incluant le suivi du PGRI)
• Éliminer éviter la double saisie des informations et centraliser la documentation des demandes et projets
• Améliorer l’efficience en gestion des demandes et projets et automatiser les processus via les formulaires

• Déploiement d'ISIOS dans un premier temps pour le portefeuille DRT pour le GBM et les TI, soit auprès d’environ 40 futurs utilisateurs
• Il y aura un seul portefeuille de projets pour la direction, mais avec des vues spécifiques et personnalisées par service
• Tous les projets seront migrés dans ISIOS. Cela représente environ 450 projets pour la phase 1.

Voici les liens pour accéder au matériel d’accompagnement spécifique aux équipes de la DRT. Il est à noter que seul les employés de ces services peuvent y accéder.

Service des TI:  

• Accès requis (sharepoint.com)

Service du GBM:

• I:\GBM\Projets\ISIOS

Pour accéder aux documents et aux vidéos de formation de nature générale, nous vous invitons à consulter la section FORMATION GÉNÉRALE - CAPSULES ET GUIDES

Voici la constitution de l’équipe d’implantation pour la DRT. Vous pouvez vous référez à eux pour toutes questions ou préoccupations.

MOT DE LA DIRECTRICE ADJOINTE

Dans le but de se simplifier la vie et d’avoir un outil de suivi de projets et de reddition de compte harmonisé au sien de ses directions de soutien, l’organisation du CIUSSS-EMTL a choisi ISIOS comme progiciel. Concrètement, pour nous, ce nouvel outil nous permettra de centraliser les informations de projets, de générer des rapports qui pourront nous aider à mieux suivre nos échéanciers, nos déboursés, notre facturation, nos ordres de changements, nos quittances et dénonciations... le tout à un seul endroit!

Je suis donc heureuse de vous annoncer son implantation imminente.

STÉPHANIE AUGY, DIRECTRICE ADJOINTE-PLANIFICATION IMMOBILIÈRE ET PROJET DE CONSTRUCTION, DST

• Avoir un suivi des coûts standardisé et efficace
• Améliorer l’arrimage avec les collaborateurs intra et inter-directions, tels que la DRT (GBM/TI) et les équipements non-médicaux
• Informatiser le processus d’approbation des requêtes et des factures (retirer le traitement papier) 
• Réduire le délai de traitement des demandes
• Optimiser les processus et les procédures de gestion de projet
• Améliorer le processus de rehaussement de bon de commande et demande de changement
• Être transparent quant à l’état d’avancement des projets envers les clients (Reddition de compte)
• Faire un meilleur suivi des enjeux et des obstacles des projets
• Avoir un outil pour la planification d'échéancier de projets

Après deux années de déploiement d'ISIOS dans nos équipes, nous pouvons compter un total de 425 projets actifs et 140 projets archivés. Les projets de ces portefeuilles de projet respectifs de nos trois équipes, soit celle de réalisation des projets de construction Courte durée, celle de Longue durée et à l’équipe Gestion des espaces physiques et projets spéciaux, sont mis à jour et consultés quotidiennement par nos 45 utilisateurs.
Des évaluations mensuelles sont réalisées sur nos projets. Cela permet de remonter les enjeux et obstacles de nos projets et les éléments importants sont alors remontés aux cadres supérieurs de la direction.

Chaque projet comporte un échéancier et un état financier à jour selon les coûts engagés et validés. Ces données représentent un total de 800 bons de commande et 1386 factures entrées dans la base de données d’ISIOS.
Sous peu, nous pourrons consulter la charte de projet et le bilan de fermeture de chacun de nos projets à même ISIOS puisque ces fonctionnalités sont maintenant implantées pour nos équipes.

L’année 2023-2024 ciblera la configuration et le déploiement de nouvelles fonctionnalités telles que « Journaux de chantier » et « Requête d’achat ». Ces fonctionnalités permettront de centraliser notre documentation et suivi de gestion de projet, et ainsi, devenir plus efficace.

De plus, nous effectuerons une consolidation des fonctionnalités « Sources de financement » et « Financement » afin d’actualiser nos enveloppes budgétaires de chacun de nos projets.

Cette année sera également axée sur l’arrimage de la direction des services techniques (DST) avec les autres directions support du CIUSSS de l’Est, dont la direction de la logistique (DL), la direction financière (DRF) la direction des projets immobiliers majeurs (DPIM), la direction de la qualité, évaluation, performance et éthique (DQÉPÉ) et la direction des ressources techniques (DRT). Cette réflexion permettra d’améliorer nos procédures organisationnelles.

Voici le lien pour accéder au matériel d’accompagnement spécifique aux équipes de la DST. Il est à noter que seul les employés de ces services peuvent y accéder.

• https://msss365.sharepoint.com/teams/DST-Projet/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx?csf=1&web=1&e=c9FTxr&CT=1697552654733&OR=OWA%2DNT&CID=3c3e2461%2D0e45%2Df020%2D4c27%2Db684bc425d69&WSL=1&RootFolder=%2Fteams%2FDST%2DProjet%2FShared%20Documents%2F01%20References%2F1002%20%2D%20ISIOS&FolderCTID=0x012000314C8D41B82ED949AC7E820D5E1CC967 

Pour accéder aux documents et aux vidéos de formation de nature générale, nous vous invitons à consulter la section FORMATION GÉNÉRALE - CAPSULES ET GUIDES

Voici la constitution de l’équipe d’implantation pour la DST. Vous pouvez vous référez à eux pour toutes questions ou préoccupations.