| CONTEXTE Une des grandes particularités des CLSC est la manière dont sa mission communautaire teinte le travail de ses équipes. Travailler en CLSC, c’est aller à la rencontre de la population en offrant des soins et des services de proximité non seulement entre les murs de son installation, mais également dans le milieu de vie des personnes, c’est-à-dire à l’école, au travail, à domicile, etc. OBJECTIF Le projet Mobilité 2.0 s’inspire de la volonté de faire les choses autrement et du désir de se rapprocher davantage des usagers. |
Il s’agit donc de repenser ensemble le travail, les espaces traditionnels de bureau et l’utilisation qui en est faite afin de s’adapter aux nouvelles réalités ainsi qu’aux besoins des équipes en CLSC et de la population de l’Est.
Dépersonnalisation et partage des bureaux et des espaces entre employés, zones communes de collaboration, mobilité « interinstallations » entre CLSC, travail en mobilité en dehors de l’environnement traditionnel du CLSC, etc. Le projet Mobilité 2.0 est une occasion, pour les équipes, de repenser le travail « au bureau » et de coconstruire des espaces de travail qui leur ressemblent.
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Qu’est-ce que le projet Mobilité 2.0?
Le projet Mobilité 2.0 est une réflexion collective sur l’utilisation des espaces de travail par le personnel en CLSC afin de répondre aux besoins actuels et futurs des usagers ainsi que des équipes, tout en continuant d’offrir des services de qualité.
Dans le cadre de ce projet, le travail en mobilité se décline en trois modalités :
- Le partage de bureaux et d’espaces entre employés du CIUSSS-EMTL
- La mobilité entre les installations des CLSC du CIUSSS-EMTL
- Le travail en mobilité en dehors de l’environnement traditionnel du CLSC : dans la communauté, au domicile de l’usager ou depuis son propre domicile (télétravail).
Ultimement, en revoyant l’occupation des espaces, le projet Mobilité 2.0 vise à offrir de meilleurs services à la population en permettant une plus grande accessibilité aux installations et une meilleure proximité.
Le projet Mobilité 2.0 touche non seulement les personnes qui se déplacent dans le cadre de leur travail, mais également toutes les personnes qui travaillent en CLSC.
Dans le cadre du déploiement du projet Mobilité 2.0, la procédure organisationnelle de télétravail et de mobilité au travail a été élaborée et approuvée.
- Procédure organisationnelle de télétravail et de mobilité au travail (PRO-096)
- Annexes 1-10 (PRO-096)
Le projet Mobilité 2.0 est aussi associé à la politique sur la gestion des espaces (POL-099) et la politique organisationnelle de télétravail (POL-100).
2018
- Projet pilote dans les équipes Déficience intellectuelle (DI) et trouble du spectre de l’autisme (TSA) – Déficience physique (DP) du CLSC de l’Est.
2019-20
- Mise en mobilité de l’équipe Crise-Ado-Famille-Enfance (CAFE)
2020
- Adoption des politiques de télétravail et de gestion des espaces
2021
- Mise en mobilité des équipes du CSLC Hochelaga-Maisonneuve
2022
- Mise en mobilité des équipes du CSLC Olivier-Guimond
2024
- Mise en mobilité des équipes du CSLC de Rivière-des-Prairies
- Mise en mobilité des équipes du CSLC de Saint-Léonard
Impacts positifs de la mobilité
Travailler en mobilité présente plusieurs avantages pour les équipes en CLSC.
- Organiser son emploi du temps avec une plus grande flexibilité
- Augmenter son autonomie professionnelle
- Favoriser un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle
- Réduire le temps et la fréquence des déplacements non requis au bureau ainsi que le stress s’y rattachant
- Contrer l’enjeu de disponibilité des locaux et des salles de consultation
- Augmenter le pouvoir d’attraction et de rétention du personnel et des stagiaires dans nos CLSC
Étapes du projet Mobilité 2.0
L’implantation du projet est une démarche collective impliquant 7 étapes clés :
- Lancement du projet
- Constitution de l’équipe projet du CLSC
- Analyse de l’existant, identification des besoins et idéation : participation des membres du comité projet du CLSC à des activités et des ateliers de co-réflexion animés par l’équipe de soutien Mobilité 2.0
- Élaboration et présentation du scénario de mobilité
- Mise en œuvre progressive
- Formation et soutien
- Évaluation et ajustement
Qui fait quoi?
Le déploiement d’un projet Mobilité 2.0 dans un CLSC est réalisé grâce à la collaboration de plusieurs intervenants :
- Un comité directeur : il rassemble l’ensemble des directions concernées par le projet, une équipe soutien et des partenaires syndicaux
- Une équipe projet pour chacun des CLSC : elle est composée de gestionnaires et de membres du personnel dont le CLSC est le port d’attache. Ils sont accompagnés par l’équipe soutien Mobilité 2.0
Le mandat de l’équipe projet
Chaque équipe projet d’un CLSC est guidée et accompagnée par l’équipe soutien Mobilité 2.0 dans une démarche de réflexion et de concertation. En participant à des rencontres thématiques et à des ateliers de travail, ses membres sont amenés à analyser et à revoir l’occupation de certains espaces de leur CLSC, à repenser des aménagements et à proposer des réaménagements des lieux de travail et leur organisation.
Tout au long de la démarche, les membres de l’équipe projet s’engagent à participer activement aux activités proposées par l’équipe de soutien en fonction de l’échéancier. Ils s’assurent également de bien représenter leurs collègues et les différentes équipes du CLSC.
Pour une mobilité réussie ...
Pour un passage en mobilité réussi, voici quelques trucs et astuces :
- S’entendre en équipe sur vos règles de vie internes
- Créer un espace d’équipe personnalisé (ex. : mur de photos)
- Mettre en place vos mécanismes de communication et de coordination en mode hybride (ex. : courte réunion quotidienne sur la plateforme TEAMS)
- Créer un espace bibliothèque de référence
- Décider de vos mécanismes de partage des espaces de rangement
- Être patient et se donner le temps nécessaire pour s’approprier les nouveaux espaces, s’adapter aux nouvelles manières de faire et rebâtir sa routine de travail
- Prendre l’habitude de fermer ses outils de travail (cellulaire et ordinateur portable) à la fin de la journée afin de favoriser un équilibre travail et vie personnelle.
Foire aux questions
C’est initialement sous le nom Virage Mobilité que le projet a été déployé en 2018. À cette étape, les équipes DI-TSA-DP du CLSC de l’Est et celles du CAFE ont été invitées à réfléchir et à adapter leur environnement de travail afin de favoriser la mobilité de ses membres. Ces expériences ont permis non seulement d’en tirer des apprentissages, mais également d’identifier les conditions gagnantes pour l’implantation d’un tel projet à plus grande échelle.
À la même période, afin de répondre à la nouvelle réalité postpandémique, la procédure organisationnelle de télétravail et de mobilité au travail (PRO-096) et la politique de gestion des espaces (POL-099) ont été adoptées par le CIUSSS-EMTL.
La nouvelle mouture du projet, désormais appelé Mobilité 2.0, est née de cette volonté de favoriser, dans tous les CLSC et au sein de toutes les équipes y travaillant, une plus grande mobilité.
À terme, le projet Mobilité 2.0 permettra d’offrir de meilleurs services à la population en assurant une plus grande accessibilité aux installations et une meilleure proximité.
Oui, tous les CLSC passeront en mobilité au cours des prochaines années, une installation à la fois. Après chaque CLSC, un bilan est réalisé afin de tirer des leçons de l’expérience vécue et de proposer des améliorations à mettre en place pour la suite.
En lien avec la gouvernance
Les membres du personnel peuvent joindre l’équipe projet Mobilité 2.0 de leur CLSC. Cette équipe est composée de représentants du personnel et des gestionnaires.
Les représentants agissent comme agents de liaison pour le projet. Ils s’assurent de communiquer à leurs collègues les derniers avancements, de recueillir les idées et les préoccupations puis de les partager avec l’équipe projet.
Différents outils ont été développés pour épauler les membres de l’équipe projet et pour assurer des communications constantes par l’entremise des SVO.
L’équipe projet se rencontre chaque semaine.
Le comité de vie fonctionnelle a été implanté dans tous les CLSC dans le but d’aider et de favoriser la communication entre tous les départements cliniques et les départements conseils occupant le CLSC. Il s’agit d’une instance de discussion sur la vie du site qui permet de solutionner des enjeux et d’avancer ensemble des dossiers.
Lors des rencontres du comité de vie fonctionnelle, tous les gestionnaires concernés sont informés de l’avancement du projet Mobilité 2.0 de leur CLSC et peuvent, dans certains cas, contribuer à dénouer des enjeux.
En lien avec l’environnement physique
Non, les espaces de travail – ouverts et fermés – varient selon la configuration du site, l’espace disponible et la fonction des espaces.
Il est possible de réserver une salle précise via un système de réservation.
Oui, nous nous assurons que des espaces communs permettant la socialisation ou la prise de repas entre collègues sont accessibles et en quantité suffisante.
Selon la configuration de chaque site, nous nous assurons que des espaces pour déposer les effets personnels sont accessibles et en quantité suffisante.
Oui, il est possible d’ajouter une touche de décoration, à condition que ce soit dans une perspective collective.
En lien avec le climat de travail et la collaboration
Nous sommes sensibles à ces préoccupations et soyez assurés que des solutions concrètes seront identifiées par les différentes équipes concernées.
Des outils virtuels, qui permettent de préserver une collégialité, entre collègues existent. Lors d’ateliers de travail, les équipes seront invitées à identifier concrètement des moyens pour préserver et stimuler l’appartenance à leur CLSC.