ISIOS, une plateforme de gestion des projets
Les travaux d'implantation de la plateforme de gestion de projets ISIOS se poursuivent au CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal!
L'objectif de la première phase était l'implantation dans ISIOS du portefeuille de projets de chacune des quatre directions (DPIM, DQÉPÉ, DRT, DST) qui s'est concrétisée à la fin juin 2021. Par la suite est venu le temps de la deuxième phase où les différentes équipes concernées ont poursuivies l'implantation de différentes fonctionnalités en lien avec les principaux domaines de connaissances en gestion de projet pour faciliter la gestion de leurs projets. Pour chacune des fonctionnalités des standards organisationnels inter-directions ont été établis.
Nous en sommes maintenant à la phase 3 où l'objectif principal est d'optimiser les arrimages inter-directions lorsqu'on collabore ensemble sur un même projet, afin que ce soit plus efficace, efficient et facile de travailler ensemble. Cette phase s'échelonnera de septembre 2023 à décembre 2025.
Merci à toutes les équipes de s’impliquer avec ardeur et professionnalisme. Ensemble nous irons assurément plus loin !
Phasage et Échéancier
Informations complémentaires
Structure de gouvernance pour l’implantation de la solution ISIOS
- Promoteur du projet et responsable de l'actif informationnel : Karine Girard, directrice de la DQÉPÉ
- Chargée de projet, gestionnaire de l'actif informationnel et responsable de l'implantation à la DQÉPÉ: Alexandrine J. Lamontagne, Conseillère cadre stratégique, DQÉPÉ
- Pilote organisationnel : Hayat Zineddine, Technicienne en administration, DQÉPÉ
- Responsable d’implantation à la DPIM : Sophie Bertrand, Chef de service qualité et performance
- Responsable d’implantation à la DRT GBM : Shabnam Saberi, Chef de service du GBM - Projets
- Responsable d'implantation à la DRT TI: Kafia Ouadahi, Chef de service - Bureau de projet des TI
- Responsable d’implantation à la DST : Hubert Desharnais, chef de service réalisation des projets de construction
Les 4 directions (DPIM, DQÉPÉ, DRT et la DST), dont l'offre de service comprend la gestion de projets, possédaient des outils, systèmes, processus différents d'une équipe et d'une direction à l'autre.
Il était complexe d'obtenir une vision globale des projets en cours ou à venir au sein de ces directions et d'en assurer un suivi et une coordination optimale.
Outils utilisés par les directions :
- maison (ex: Excel et Smartsheet)
- non intégrés (ex: gestion des budgets, factures et heures travaillées) aux outils de gestion de projet ce qui nécessite un traitement dans les processus et engendre des délais supplémentaires, l'information en silos complexifie
- dupliqués (ex: la reddition de compte et le suivi stratégique) dans différents outils. Il faut parfois recopier la même information à plusieurs endroits (doublons, travail à non valeur ajoutée, risque d'erreurs), ce qui rend le tout peu efficient et peu agile.
LA VISION 
- Une gestion intégrée des portefeuilles et des projets pour les quatre directions de soutien ciblées (DPIM, DQÉPÉ, DRT, DST) via l'utilisation d'un système unique et des fonctionnalités adaptées facilitant ainsi la gestion des projets et la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation.
Plus précisément, nous visons à :
- avoir une structure et des outils de gestion de projets solides et efficients incluant un portefeuille complet et étoffé
- avoir une vue globale, intégrée, en temps réel, des projets et portefeuilles de projets, incluant les interdépendances, le suivi des échéanciers, budgets, les liens avec les objectifs stratégiques et priorités organisationnelles
- consolider l'ensemble des activités pour chacun des projets à un même endroit et éviter la double saisie
LE CHANGEMENT 
- Acquisition d'une solution logicielle nommée ISIOS
- ISIOS a été retenue suite à un processus d'appel d'offre auxquels ont participé des représentants des 4 directions afin de s'assurer que la solution soit adaptée à l'usage et aux besoins de l'établissement et de chacune des directions utilisatrices
- Changement graduel et séquencé en quatre phases clés
| Phase 2 | Phase 2 | Phase 3 | Phase 4 |
|---|---|---|---|
| Gestion du portefeuille avec ISIOS | Gestion de projets avec ISIOS | Arrimage des processus en gestion de projet entre les services utilisateurs d'ISIOS et certaines directions de soutien (DAL, DRF, DRH, DComm.) | Arrimage des processus en gestion de projet avec l'ensemble des partenaires internes |
|
|
|
|
LES BÉNÉFICES ORGANISATIONNELS D'ISIOS
| Phase 1 | Phase 2 | Phase 3 | Phase 4 |
|---|---|---|---|
| Gestion du portefeuille avec ISIOS | Gestion de projet avec ISIOS | Arrimage des processus en gestion de projet entre les services utilisateurs d'ISIOS et certaines directions de soutien (DAL, DRF, DRH, DComm.) | Arrimage des processus en gestion de projet avec l'ensemble des partenaires internes |
| Au niveau organisationnel:
Au niveau intra-service:
|
|
|
- 26 janvier 2021
- Lancement de la phase 1 et première démo d'ISIOS aux équipes d'implantation
- Janvier et Février 2021
- Élaboration d’un portrait de la situation actuelle en lien avec la gestion du portefeuille de projets et la gestion des projets pour chaque direction impliquée
- Identification des grandes lignes de la vision souhaitée avec ISIOS par direction
- Balisage auprès de 4 établissements ayant déployé ISIOS
- Lancement du comité de super-utilisateurs
- Mars et Avril 2021
- Choix des orientations qui seront communes inter-directions et spécifiques par direction et par service
- Début de la formation des super-utilisateurs de chacune des directions
- Mai et Juin 2021
- Configuration de la plateforme pour la création des portefeuilles
- Début de l’intégration des projets dans ISIOS
- 28 juin 2021 - GO LIVE de la gestion des portefeuilles de projets dans ISIOS
- Juin à Octobre 2021
- Consolidation de la phase 1 dans les services
- Planification de la phase 2
- Mi-Octobre 2021
- Lancement de la phase 2
- Automne 2021
- Début des travaux d'implantation de l'échéancier
- Lancement du Comité de travail pour la gestion des coûts et du financement des projets dans ISIOS
- Automne 2021
- Définition des standards, configuration et implantation de l'échéancier
- Lancement du Comité de travail pour la gestion des coûts et du financement des projets dans ISIOS
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : tâches, capacité et feuille de temps.
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : leçons apprises, demandes de changement
- Hiver 2022
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : taxes, relations, comptes budgétaires, coûts divers, financement, sources de financement, plans d’investissements
- Été 2022
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : rencontres, points de suivis, charte de projet
- Automne 2022
- Célébration des 1 an d’ISIOS
- Hiver 2023
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : documents, bilan de clôture
- Été 2023
- Définition de la portée de la phase 3
- Automne 2023
- Planification de la phase3
- Définition et configuration des standards organisationnels pour les fonctionnalités : journaux de chantier, révision/baseline
- 15 Février 2024
- Lancement officiel de la phase 3
- 12 mars 2024
- Identification de nos catégories organisationelles de projet et de leurs utilités