Lexique

Responsable de l’atteinte des objectifs et de la réussite du projet. Il est souvent le gestionnaire responsable du service « demandeur ». Cette personne est mandatée par le promoteur du projet. Il travaille en étroite collaboration avec le chargé de projet.

Synonyme: Leader  

Dans le cadre d’un projet, un collaborateur accompagne ou soutien le chargé de projet dans la réalisation de certaines activités du projet. Elle peut également être imputable de la réalisation d’un ou plusieurs livrables spécifiques. 

 Dans ISIOS on distingue un collaborateur clinique vs. administratif: 

• Collaborateur clinique: Une personne qui œuvre au sein d’une des directions suivantes: DSP (incluant médecins, pharmaciens), DSI, DSM, DHSLD, DPJASP, DPSMDI, DSRPSD, DVaccination   

• Collaborateur administratif : Une personne qui œuvre au sein d’une des directions suivantes: DRF, DST, DERI, DRHCAJ, DL, DQÉPÉ, DPIM, DRT

Ensemble d’activités coordonnées, maîtrisées, délimitées dans le temps (effort temporaire ayant un début et une fin), et entreprises dans le but d’atteindre un objectif (création d’un résultat, produit ou service unique)​. Les activités d’un projet sont habituellement coordonnées par un chargé de projet​. Toutes les activités liées aux opérations d’un service ne sont pas considérées comme étant des projets.

Un échéancier, dans le contexte d'un projet, est un plan détaillé qui répertorie les différentes tâches, activités et étapes du projet dans l'ordre chronologique. Il indique les dates de début et de fin prévues pour chaque élément du projet, ainsi que les dépendances entre les différentes tâches. L'échéancier est essentiel pour planifier, suivre et gérer la progression du projet dans le temps, mais aussi pour bien évaluer les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet. 

On utilise souvent diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts. 

Dans ISIOS, il y a une fonctionnalité du même nom qui permet de détailler l'échéancier du projet.

Synonyme: Plan d’action, plan d'implantation, plan détaillé, Gantt, chronogramme 

Produit de travail livré à une date et dans un état qui ont été convenus par les parties prenantes. Un livrable est un résultat mesurable, tangible ou vérifiable.

Dans ISIOS, un livrable peut être le premier niveau de regroupement (ou lot) de travail en dessous d'un projet. Il peut également rester une ligne singulière

Action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat.

Dans ISIOS, la tâche n’est pas une ligne dans l’échéancier, il s’agit d’une fonctionnalité à part. Dans ISIOS, la tâche représente le niveau de travail le plus granulaire dans un projet. C'est dans la tâche qu'on assigne un responsable, et qu’on peut également indiquer un nombre d’heures budgétées pour réaliser cette tâche.

Dans un échéancier, une ligne «parent» regroupe plusieurs lignes en dessous d'elle. Elle permet de créer un lot de travail.

Dans ISIOS, un sous-livrable est systématiquement l’enfant d’un livrable. Il peut être avec enfants (regroupement) ou sans enfants (ligne singulière).

Dans ISIOS, une activité est le niveau minimum obligatoire pour l’assignation de tâches. Elle n'a pas systématiquement de parent et elle peut être avec enfants (regroupement) ou sans enfants (ligne singulière).

Dans ISIOS, une sous-activité est le dernier niveau auquel les tâches peuvent être assignées. Une sous-activité est obligatoirement liée à une activité, et n’a pas d’enfant.

Représente la plus longue séquence d’activités à réaliser dans les temps, afin de boucler l’ensemble du projet. 

Dans ISIOS, il est possible de voir le chemin critique via son échéancier.

Formulaire permettant de colliger toute l’information de base nécessaire pour bien démarrer un projet. Il s’agit du premier document à compléter dans le cycle de vie du projet. Elle peut également être utilisée pour soumettre une demande de projet. 

Il est important de faire la distinction entre une charte de projet et une fiche de projet. Dans ISIOS, il s’agit également de deux fonctionnalités distinctes. 

Au CIUSSS-EMTL, des standards ont été établis concernant les champs obligatoires qu’une fiche de projet devrait contenir. 

Un document créé au tout début d'un projet et auquel on se réfère tout au long de la durée du projet. La charte constitue le fondement même du projet, la base à partir de laquelle le projet évoluera.  Elle est détaillée et fournit toute l’information nécessaire de manière à bien définir un projet, dont la vision du projet. Il s'agit d'un « contrat » entre le demandeur et l’équipe de projet. Elle autorise formellement l’existence du projet et donne la légitimité au chargé de projet de mobiliser des ressources de l’organisation aux activités de ce projet. Toute modification à la charte devrait être colligé dans une demande de changement afin d'en modifier la portée.  

Il est important de faire la distinction entre une charte de projet et une fiche de projet. Dans ISIOS, il s’agit également de deux fonctionnalités distinctes.

Synonyme: Document de démarrage du projet 

Document de projet qui collige les informations pertinentes (intérêt ou position face au projet, niveau d’influence ou de pouvoir dans le projet) pour chacune des parties prenantes ou groupes de parties prenantes internes ou externes à l’organisation, directement ou indirectement concerné par le projet. 

Il est créé en début de projet, mais il doit être mis à jour lorsque qu’une nouvelle partie prenante est identifiée ou lorsqu’il y a tout changement dans les attributs d’une partie prenante. 

Le registre sert donc à faciliter la gestion des parties prenantes pour les garder informées, impliquées selon leur pouvoir et impact dans le projet. 

Dans ISIOS, il y a une section dans la fiche de projet pour pouvoir documenter les principales parties prenantes du projet.

Toute demande soumise à un comité décisionnel, impliquant des modifications majeures aux projets et qui consiste à proposer formellement au comité une modification d'un document, d'un livrable ou d'une référence de base d'un projet.  

• Toutes les parties prenantes peuvent demander un changement à tout moment dans le projet.  

• La demande doit être formelle et bien documentée.  

• Le chargé de projet demeure ultimement le responsable du processus de gestion des demandes de changement. 

• La demande de changement peut concerner la portée du projet, le contenu du projet (outils, politiques, procédures, etc.), les processus liés au projet, les ressources humaines, le budget ou encore la modification de l'échéancier.  

• Les changements ne doivent pas être mis en œuvre tant qu'ils ne sont pas formellement approuvés.  

1) Demande de changement majeure (nécessite une approbation): 

• Adressées à un comité directeur.  

• Demande de changement documentée.

• Exemples: modification impactant la portée du projet, l'échéancier/date de fin du projet, le budget (1000$+), le nombre de RH allouées, ou impactant tout autre livrable ayant déjà été approuvé par le comité directeur 
   

2) Demandes de changement mineures.

• Celles-ci sont plutôt adressée à un comité de gestion du projet
• Ne passe pas nécessairement par une demande changement documentée. 
• Exemples : modification du contenu, de la séquence ou de la durée des livrables sans impact sur la date de fin du projet, sur le budget ou sur la portée initiale.

Mécanisme permettant de documenter l'apprentissage et de le partager avec les autres. La leçon devrait décrire les mesures à prendre ou à éviter dans les projets similaires. 

Dans ISIOS, il y a une fonctionnalité du même nom qui permet de les documenter et de les associer à un projet.

Le bilan de clôture est un document qui officialise la phase de clôture du projet et qui est à la base du retour d’expérience. En ce sens, il doit faire état : 

• Des connaissances et des expériences acquises au cours du projet. 
• Des écarts entre la réalité et les objectifs initiaux. 
• Des difficultés rencontrées et des préconisations pour éviter que les mêmes causes ne produisent les mêmes effets lors des projets futurs
  Dans ISIOS, il y a une fonctionnalité du même nom qui permet de le documenter à même le système.

Registre des heures réellement travaillées par une personne.

Dans ISIOS, une feuille de temps doit être spécifiquement liée à une tâche, tâche qui est elle-même spécifiquement liée à un projet en particulier.

Dans ISIOS, la section « suivi » représente un tableau des échanges/actions qui a eu lieu pour un élément en particulier. Le tableau est inclus dans l’élément en question. Par exemple : suivis d’une « rencontre XYZ», suivis d’un « risque ABC», suivi d’un «projet 123», etc.

Particularités :

• On peut assigner une date et un responsable à un suivi (qui recevra l’information)
• Un suivi est à coût zéro (contrairement à une tâche, qui peut tre associée à des heures budgétée).
• Il n’est pas possible de faire sortir un rapport des « suivis », on peut seulement imprimer le formulaire dans lequel le tableau de suivi est imbriqué.

Dans ISIOS, La fonctionnalité Point de suivi est une fonctionnalité à part entière, qui permet de faire des listes de suivis.

• Un point de suivi peut être associé à un ou plusieurs projets. Il est également facile de sortir un rapport des suivis en cours.
• Un point de suivi a toujours un responsable d’assigné (qui recevra l’information) 
• Un point de suivi est à coût zéro, donc non compris dans les efforts budgétés

Dans ISIOS, la fonctionnalité Rencontre permet de documenter adéquatement vos rencontres, et de conserver l'historique des conversations et des décisions en découlant. Une rencontre contient: 

• L’informations de base (titre, objectif, heure, lieu, participants)
• Un ordre du jour
• Le nom du projet (de l'activité) auquel la rencontre est attachée
• Au besoin, un tableau de suivis à faire pour cette rencontre (que l'on peut assigner à des personnes)
• Au besoin, les documents associés à la rencontre

Dans ISIOS, les approbations permettent d'autoriser des éléments afin que le projet puisse progresser dans le processus. Elle requiert des permissions spécifiques.  

Un élément approuvé engage la responsabilité de tous les approbateurs et permet de conserver l’historique de manière informatisée. 

Une partie prenante est considérée comme une RH utilisatrice lorsqu’elle est employée du CIUSSS de l'Est de l'Île de Montréal (ex: a un numéro d'employé, une adresse courriel du CIUSSS EMTL, etc.). Dans certaines situations, il se peut que des consultants/contracteurs indépendants soient aussi considérés comme des RH utilisatrices lorsqu’ils jouent un rôle de chargé de projet. Dans de tel cas, s.v.p. vous référer à votre gestionnaire.

Même si une partie prenante est saisie comme une ressource humaine « Utilisateur », celle-ci n'aura pas accès à ISIOS tant que des permissions ne lui seront pas octroyées