La transition est une étape importante du projet immobilier majeure, car elle permet un transfert harmonieux des services de l’existant vers l’occupation des nouveaux espaces.
Afin de faciliter ce transfert, un plan de transition est mis en place afin de déployer toutes les stratégies et les activités nécessaires pour que les nouvelles installations, puissent, entre autres:
- Disposer des équipements médicaux spécialisés (EMS), de mobilier, d’appareillage et d’outillage (MAO) ainsi que des technologies de l’information et de communication (TIC) nécessaires pour offrir des soins et des services de qualité
- Gérer la transformation afin de faciliter l’introduction ou l’adaptation des nouvelles politiques, pratiques et procédures
- Disposer des employés, gestionnaires et des professionnels disponibles en temps opportun, selon les prévisions du plan de main d’œuvre
- Réaliser en temps opportun les activités nécessaires de formation, afin que l’ensemble du personnel compte avec des outils de travail appropriés et fonctionnels
- Être mis en service de façon efficiente et sécuritaire, et ce, en arrimage avec l’échéancier de construction, afin d’assurer leur fonctionnalité et la continuité de services à la clientèle.
- Préactivation - activités de planification avant la réception avec réserve du bâtiment :
- dès janvier 2023 à janvier 2026
- Activation - activités de mise en service de l’installation avant l’arrivée du premier résident :
- JLB2: dès janvier 2026 à avril 2026
- NIC2: dès avril 2026 à juillet 2026
- Postactivation- activités de stabilisation des opérations suite à l’arrivée des résidents :
- dès août 2026 à décembre 2026
- Premier résident : été 2026
L’échéancier proposé s’appuie principalement sur les grandes phases du plan de transition. L’échéancier de transition est tributaire de tout changement de la date de réception avec réserve et de la date prévue de la fin d’activation des nouvelles installations. Puisque l’échéancier de la transition sera est à l’échéancier de construction, les dates précises seront ajustées une fois que ce dernier sera connu.
- La gestion du changement est une démarche structurée et dynamique qui permet d’apporter du soutien à la direction, aux gestionnaires, aux parties prenantes, aux membres de l’organisation et aux équipes de destinataires, afin que ces dernières s’approprient le changement et traversent leur propre période de transition, avec le moins de perturbations, et le plus de productivité et d’innovations possibles,
- et de préparer l’organisation (systèmes, structure, culture, processus, etc.) afin qu’elle en retire tous les bénéfices anticipés (Bareil et al, 2011).
Dans le contexte des projets immobiliers majeurs, concrètement la gestion du changement consiste à mettre en place un ensemble d’activités et d’initiatives permettant d’accompagner les individus en traitant leurs différentes préoccupations, afin de les garder mobiliser tout au long du projet.
Nous privilégions l’approche de la méthodologie CAPTE de Céline Bareil, dont les différentes phases consistent à :
- Comprendre
- Adhérer
- Participer
- Transférer
- Évoluer
Le déménagement comporte plusieurs activités, entre autres:
- Exécution du plan de mise en service des unités :
- Réception, nettoyage, installation et mise en service des nouveaux équipements et des technologies de l’information et de communication
- Entretien ménager des espaces
- Réalisation de simulations dans les unités
- Déploiement de tests en grande générale
- Exécution du plan de réduction des activités
- Calendrier de démarrage progressif des opérations
- Déploiement logistique du plan de transfert en prévision de transfert du résident :
- Déploiement des équipes requises pour la mobilisation et le soutien du déménagement
- Transfert des équipements (médicales et non médicales), du mobilier et de fournitures de bureau, et de fournitures (médicales et non médicales) pour la mise en service de la nouvelle installation
- Transport nécessaire (transport adapté ou des ambulances) pour soutenir le transfert des résidents
- Outils de communication intra-équipes et avec les familles et les proches-aidants pour le suivi du transfert
- Exécution du plan de transfert des résidents :
- Expédition du résident de l’unité - ancien site
- Réception du résident sur l’unité - nouveau site
- Admission
- Support clinique : médecin, équipe infirmier, etc.