Frais de déplacement

Lorsqu’un employé, à la demande de l’employeur, doit accomplir ses fonctions à l’extérieur de son port d’attache, il a droit aux allocations de déplacement remboursables selon certaines modalités prévues à ses conditions de travail, en autres :

• Frais d’automobiles, lorsqu’il utilise son propre véhicule automobile :
  • Compensation pour le kilométrage parcouru ;
  • Remboursement des frais de transport en commun ou de taxi ;

• Repas :
  • Déjeuner ; dîner ; souper (selon les conditions établies localement).

Les déplacements requis par la fonction présupposent le choix du moyen de transport le plus efficace et économique ainsi qu’un trajet par la voie la plus directe. Lorsque les circonstances s’y prêtent, le covoiturage doit être envisagé.

Les indemnités remboursables à l’égard des frais de déplacement sont déterminées ainsi :

Pour tous les employés SAUF les cadres et les sages-femme : selon les modalités prévues à la Circulaire du MSSS sur le "Frais de déplacement"

Pour les Cadres et les Sages-femme : selon la Directive du Conseil du trésor du Qc

• Le Service de la paie traite uniquement les comptes de dépenses soumis via le compte de dépenses Web (CDDW) disponible aux employés/gestionnaires sur leur Portail Virtuo/Guichet Web.

• Les comptes de dépenses en lien avec une formation doivent être réclamés à part sur un compte de dépenses distinct des dépenses effectuées dans le cadre du travail habituel. La procédure est disponible à la section "Ressources humaines | Formation et gestion des talents | Demande de remboursement | Profil de formation"

• Il vous est possible de sauvegarder un compte de dépenses sans pour autant le soumettre pour approbation en cliquant sur « Sauvegarder et fermer ». Vous pouvez ainsi inscrire vos dépenses au fil de jours, les cumuler et soumettre votre CDDW pour approbation plus tard.

• Il vous est possible de modifier en tout temps un compte de dépenses lorsqu’il est en mode « En cours de saisie » OU « En correction ». Toutefois, il est impossible de modifier un compte de dépenses en mode « En attente d’approbation ».

• Pour pouvoir modifier un CDDW « En attente d’approbation », le gestionnaire doit refuser votre compte de dépense pour que vous puissiez modifier celui-ci. Advenant que le CDDW est en attente d’approbation par le Service de la paie, Le Service de la paie devra refuser le CDDW afin qu’il devienne disponible pour modification par l’employé.

• Seule la personne qui a complété/initié le CDDW (ou son mandataire) peut apporter des changements à un CDDW.

• Un seul compte de dépenses est possible par centre de coûts, i.e. si des dépenses doivent être réclamées sur différents centres de coût/départements, il y aura autant de CDDW à créer que de centres de coût/départements.

• Advenant qu’un centre de coût/département manque dans la barre déroulante de choix du « Groupe » pour pouvoir y imputer les dépenses, veuillez contacter la super-utilisatrice identifiée à votre département afin qu’elle fasse une demande pour que ce centre de coût soit ajouté dans les choix possibles.

• Vos pièces justificatives doivent être numérisées sur une ou plusieurs pièces jointes. Assurez-vous de conserver vos reçus originaux minimalement jusqu’au remboursement sur votre paie. Tant que le remboursement n’est pas complété, les reçus originaux pourraient vous être demandés.

• Pour pouvoir sauvegarder un CDDW pour lequel une pièce jointe est requise, il est obligatoire de joindre une pièce jointe avant de sauvegarder.

• Vous pouvez être avisé lorsque votre compte de dépenses est refusé ou traité en complétant votre profil du CDDW.

• D'un commun accords avec une personne de confiance, il vous est possible de déléguer un mandataire afin de compléter votre CDDW à votre place.  Pour ce faire, compléter la section « Mandataire ».

Le kilométrage admissible à un remboursement se détermine en tenant compte des principes suivants :

• Seuls les kilomètres nécessaires, raisonnables et parcourus peuvent donner droit à un remboursement du kilométrage.
• Les kilomètres parcourus du domicile au lieu habituel de travail (port d’attache défini dans votre convention collective locale) et inversement, ne sont jamais considérés.
• Lorsque l’employé se rend directement à un lieu de travail autre que son port d’attache (ou en formation), OU, que l'employé ne retourne pas à son port d’attache après sa journée de travail parce qu’il retourne à son domicile, il ne reçoit pas d’allocations kilométriques, SAUF si le kilométrage parcouru excède celui normalement effectué pour se rendre à son port d'attache.Dans un tel cas, seulement le kilométrage excédentaire doit être réclamé.

Lorsque le poste auquel vous êtes officiellement affecté durant l’année financière requiert spécifiquement l’utilisation de votre véhicule personnel dans le cadre de ce poste et que vous réclamez moins de 8000 km pour les postes dont le véhicule est requis, vous recevrez en plus de l’indemnité prévue pour les kilométrages réclamés, une compensation de 0,08 $ par km compris entre le kilométrage réclamé dans le cadre de(s) poste(s) requérant l’usage d’un véhicule personnel et le 8000 km garanti payable à la fin de l’année.

Les employés visés doivent s’assurer de réclamer leur kilométrage effectué dans le(s) poste(s) où l’utilisation du véhicule personnel est requis au plus tard le 31 mars de chaque année afin d’assurer le traitement du kilométrage garanti.

Aux fins du calcul de la compensation annuelle pour le kilométrage garanti, l’année de référence vise tous les déplacements effectués et réclamés dans l’année financière; soit du 1avril au 31 mars.

Seuls les employés dont le dossier est actif au 31 mars de la fin de l'année financière sont éligible au remboursement du kilométrage garanti si applicable.

Le paiement est prévu le 15 mai par dépôt bancaire. La compensation annuelle du kilométrage garanti constitue un avantage imposable et les déductions fiscales de base seront appliquées lors du paiement.

Un employé ayant été affecté sur un poste avec véhicule requis en cours d’année, OU, un employé affecté sur un poste avec véhicule requis qui s’est absenté du travail  (ex : congé maternité, paternité, parental sans solde, absence pour maladie ou accident de travail), bénéficieront de cette compensation. L’employeur applique alors le principe du prorata pour ces situations.

Voici un exemple de cette application :

Un employé s’absente six (6) mois en congé parental sans solde jusqu’à la fin de l’année financière (31 mars) et a parcouru 3 000 km durant l’année. Le calcul sera le suivant : 

• S’absente six (6) mois dans l’année :  8 000 km /12 mois X 6 mois = 4 000 km (la base de calcul de départ est donc de 4000 km)

La base de calcul pour déterminer la compensation sera donc de 4 000 km pour cet employé.

Par conséquent, si cet employé a parcouru de façon régulière 3000 km pour la période où il était à l’emploi, il aura droit à une compensation de 80 $ (4 000 km – 3 000 km = 1 000 km x 0,08 $/km).

* Notez que la compensation annuelle du kilométrage garanti constitue un avantage imposable et les déductions fiscales de base seront appliquées lors du paiement *

Oui, l’employé à temps partiel ou sur la liste de rappel qui utilise son véhicule personnel de façon régulière dans le cadre de ses fonctions parce qu’il a obtenu une ou des affection(s) pour lesquelles son véhicule était requis, pour occuper ce poste, a droit au kilométrage garanti.

L’employeur applique alors le principe du prorata à partir des heures effectuées sur le poste qui sont identifiées aux feuilles de temps.

Voici un exemple de cette application :

Une infirmière est affectée sur un poste de 7.5 hres/jr avec véhicule requis, à temps partiel, à partir du 5 septembre; soit 209 jours d'affectation entre le 5 septembre et le 31 mars.

L'addition des heures effectuées sur ce poste aux feuilles de temps de l'employée indique qu'elle a travaillé un total de 1212.25 heures à ce poste sur les 209 jours d'affectation.

La base de calcul sera 8000 km x (209 jours d'affectation/365 jours calendrier) = 4580,82 Km Garanti

Durant cette période, l'employée a réclamée 3229 km sur ses comptes de dépenses pour des déplacements en lien avec ce poste.

La base final sera donc 4580,82 Km Garanti - le 3229 Km réclamé =  1351,82 d'écart payable à 0.08$/Km. L'employée recevra un montant de 108.15$ à titre de compensation pour le kilométrage  garanti.

* Notez que la compensation annuelle du kilométrage garanti constitue un avantage imposable et les déductions fiscales de base seront appliquées lors du paiement *

Pour y être éligible, l’employé doit être encore à l’emploi du CIUSSS au 31 mars de la fin de l'année visée par le paiement. Ainsi, un employé qui met fin à son lien d'emploi au CIUSSS en cours d’année n’y a pas droit, et aucune règle de prorata ne s’applique dans ce cas.

L’employé a droit au remboursement de la sur prime d’assurance affaires dès que son véhicule est requis par l’employeur.

L'employé doit soumettre sa demande de remboursement via un compte de dépenses web en utilisant le type de dépenses "Assurance affaire".

La date réclamée doit correspondre à la date émise de la facture par l'assureur et non la date de début de couverture de l'assurance.

Une copie de la facture transmise par l'assureur/courtier doit être attachée au compte de dépenses. Seul le montant de "sur prime" est remboursable; soit le coût excédentaire engendré par l'ajout de l'assurance affaire.