Cette section comprend plusieurs informations et formulaires pour vous aider à mieux comprendre l'ensemble des processus pilotés par le Service de la dotation interne.
Depuis le 12 juin 2023, une nouvelle procédure a été mise en place afin d’améliorer le processus de création, modification et d'abolition de poste.
Pour ce faire, de nouveaux formulaires de création, de modification et d'abolition ont été créés et disponibles ci-dessous. Ces formulaires doivent être remplis par le gestionnaire responsable du service ou la personne déléguée par celui-ci.
Pour une meilleure utilisation des formulaires, utilisez le navigateur Internet Google Chrome.
| Nom du formulaire | Quand l'utiliser |
| Demande de création d'un poste | Ce formulaire doit être utilisé pour procéder à la création d'un (1) seul poste. Si le poste à créer doit être financé par l'abolition d'un autre poste, il est nécessaire d'utiliser le formulaire « Demande de création de poste(s) à la suite d'une ou de plusieurs abolition(s) de poste(s) » |
| Demande d'abolition d'un poste | Ce formulaire doit être utilisé pour procéder à l'abolition d'un (1) seul poste. Si le poste aboli vise à financer une nouvelle création de poste, il est nécessaire d'utiliser le formulaire « Demande de création de poste(s) à la suite d'une ou de plusieurs abolition(s) de poste(s) » |
| Demande de création de poste(s) à la suite d'une ou de plusieurs abolition(s) de poste(s) | Ce formulaire doit être utilisé lorsqu'une ou plusieurs créations de postes est ou sont financée (s) par l'abolition d'un ou de plusieurs postes. Ce formulaire a été créé dans le but de faciliter le suivi budgétaire en lien avec le financement des postes qui sont créés suite à une abolition. |
Le formulaire de modification de poste a pour sa part été aboli et remplacé par les formulaires spécifiques suivants :
| Nom du formulaire | Quand l'utiliser |
| Demande de modification de l’unité administrative du poste | Ce formulaire doit être utilisé pour procéder à la modification de l'unité administrative (ou centre d'activité) d'un poste déjà existant dans votre structure actuelle. Il peut être utilisé aux occasions suivantes :
Si la modification de l'unité administrative occasionne la modification du port d'attache, il vous sera possible de l'inscrire dans ce même formulaire. Veuillez-vous assurer d'avoir pris connaissance des modalités relatives à la modification du port d'attache d'un poste disponibles sur Intranet (onglet Port d'attache) : Documentation et formulaires (rtss.qc.ca) Si un poste est occupé par un titulaire et que le changement d'unité administrative occasionne un changement de service RH, il est nécessaire de compléter le formulaire suivant: Formulaire de création-modification-suppression d’un service RH ou d’une unité administrative *Pour en savoir plus sur le changement intra service RH, nous vous invitons à consulter le document ci-dessous : |
| Modification d'un canevas de poste ou modification d'un ratio de département | Ce formulaire doit être utilisé pour modifier l'horaire d'un poste. Vous le trouverez dans la section de la PHAR qui s'occupe de traiter la demande. |
| Demande de modification du port d'attache d'un poste | Veuillez prendre note que ce formulaire n’est plus disponible. Pour toute modification de port d’attache d’un poste vacant, veuillez compléter le formulaire de Demande de création de poste(s) à la suite d'une ou de plusieurs abolition(s) de poste(s) Pour toute demande de modification de port d’attache d’un poste avec titulaire, en lien avec un changement d’unité administrative, veuillez compléter le formulaire de modification d’unité administrative :Demande de modification de l’unité administrative du poste. Pour toute demande de modification de port d’attache d’un poste avec titulaire, sans changement d’unité administrative, nous vous invitons à consulter la procédure sous le thème Port d'attache ci-dessous : Documentation et formulaires (rtss.qc.ca)
|
| Demande d’ajout ou de retrait d’un véhicule à un poste | Ce formulaire doit être utilisé pour demander l'ajout ou le retrait de la mention d'un véhicule requis à un poste déjà présent dans votre structure de poste actuelle. |
| Demande de modification des exigences d'un poste | Ce formulaire doit être utilisé pour modifier les exigences (académiques, expérience, tests de qualification, bureautique ou autre) d'un poste qui se retrouve dans votre structure actuelle. |
| Formulaire de justification de l’ajout d’une exigence de langue (office.com) | Ce formulaire doit être utilisé dans le cas où vous auriez ajouté une exigence de langue dans le cadre de la création d'un nouveau poste ou de la modification des exigences d'un poste existant. « Afin de vous aider dans vos réflexions concernant la justification d'une exigence de langue, vous pouvez consulter le guide suivant : |
| Demande de rehaussement de poste catégorie 2-3-4 (à remplir par le gestionnaire) | Ce formulaire doit être utilisé pour :
|
Le formulaire de demande d'affichage de poste a été maintenu tel quel :
| Nom du formulaire | Quand l'utiliser |
| Demande d'affichage de postes | Ce formulaire doit être utilisé pour procéder à l'affichage d'un poste qui existe déjà dans votre structure actuelle, mais qui n'apparait pas dans le fichier Excel de validation des postes vacants CIUSSS. À titre d'exemple, il pourrait être utilisé pour afficher un poste:
En remplissant ce formulaire, votre poste sera affiché tel quel sans aucune modification |
Si vous avez des questions en lien avec un de ces formulaires ou en lien avec le processus dans son ensemble, nous vous invitons à contacter l'équipe de la dotation interne à l'adresse suivante : dotation.interne.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
Ajout d'un titre d'emploi au dossier de l'employé
Vous souhaitez ajouter un titre d'emploi à votre dossier pour lequel vous répondez aux exigences académiques? Complétez le formulaire suivant afin d'en effectuer la demande.
Avant de procéder à celle-ci, merci de vous assurer que votre dossier est à jour et que tous vos diplômes, permis, attestations d'expériences, informations personnelles, etc. s'y retrouvent. Si un document est manquant, merci de mettre à jour votre dossier auprès du service des conditions d’exercice (CDE) à l’adresse courriel suivante :«conditionsdexercice.cemtl@ssss.gouv.qc.ca » avant de faire votre demande.
Veuillez noter que la réponse octroyée pour l'ajout de titre d'emploi à la suite de la complétion du formulaire varie en fonction du titre d'emploi et/ou du secteur que vous choisissez. Ainsi, vous obtiendrez l'une de ces réponses :
- « L'équipe de la dotation interne procédera rapidement à l'évaluation de votre demande et de votre dossier. Elle prendra contact avec vous dans un délai de 5 jours ouvrables par courriel ou par téléphone. Nous vous invitons à surveiller vos courriels indésirables. Pour toutes questions supplémentaires, merci d'écrire un courriel à la dotation interne à l'adresse courriel suivante « dotation.interne.cemtl@ssss.gouv.qc.ca
- « Pour l'ajout de ce titre d'emploi, il est nécessaire de poser sa candidature sur un poste (affichage interne ou affichage externe), sur un remplacement, une affectation ou sur un surcroît de travail disponible. Nous vous invitons à consulter le calendrier d'affichage de poste à l'interne qui vous informera des prochaines dates d'affichage "http://intranet.cemtl.rtss.qc.ca/index.php?id=3027", ainsi que notre site Internet pour connaître les affichages de poste, de remplacement ou de surcroîts de travail présentement en cours "https://ciusss-estmtl.gouv.qc.ca/carrieres-et-stages".Pour toutes questions supplémentaires sur le processus d'ajout de titre d'emploi, merci d'écrire un courriel à la dotation interne à l'adresse courriel suivante "dotation.interne.cemtl@ssss.gouv.qc.ca".
Un formulaire doit être complété pour chacune des demandes d'ajout de titre d'emploi en raison des différents types d'accès à chacun des titres d'emploi de notre organisation.
Pour toutes questions concernant ce processus, nous vous invitons à communiquer directement avec le service de la dotation interne à l'adresse suivante: « dotation.interne.cemtl@ssss.gouv.qc.ca »
Voici le lien: Formulaire d'ajout d'un titre d'emploi au dossier de l'employé
Les formulaires ci-dessous vous permettent de démissionner du poste pour lequel vous êtes titulaire et vous inscrire sur la liste de rappel. Vous restez ainsi à l'emploi de l'organisation.
- Il est de la responsabilité de l’employé de faire le suivi avec le Service des conditions d’exercice afin de faire cesser la prestation d’assurance en remplissant le formulaire disponible à cet effet sur l’intranet ou l’extranet* : Ressources humaines / Conditions d’exercice / Documentation et formulaires.
NB: Il est à noter que l'adhésion à l'assurance collective est obligatoire à moins de présenter une demande d'exemption conforme avec pièces justificatives éligibles. Pour l’employé qui n’est pas exempté du régime de base (médicaments), la participation à ce régime demeure obligatoire même pendant l’absence. L’employé doit s’assurer, durant sa période d’absence, d’acquitter le paiement de ses primes d’assurance collective en complétant le formulaire DPA (débit préautorisé) disponible via intranet / extranet, onglet Services administratifs et de soutien / Ressources financières et paie / Service de la paie / Documentation et formulaire et en l'acheminant à au service de la paie via l'adresse courriel indiquée sur le formulaire.
Il est de la responsabilité de l’employé de s'assurer du suivi de son dossier auprès du Service des conditions d’exercice via conditionsdexercice.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
CATÉGORIE 1
- Formulaire de démission de poste pour inscription sur la liste de rappel
- Fiche informative - Annexe 1
CATÉGORIE 2-3-4
Étape supplémentaire associée
Pour toute démission de poste, vous devez remplir le formulaire "Disponibilité particulière" et le retourner au Service de planification des horaires et activités de remplacement selon votre catégorie d'emploi.
Ce formulaire se trouve sur la page du service responsable au lien suivant : Service de planification des horaires et activités de remplacement
LES TYPES DE DÉSISTEMENTS :
- Le désistement volontaire est effectué lorsqu’une personne salariée est nommée sur un nouveau poste et qu’elle renonce à celui-ci.
- La personne nommée peut se désister avant son entrée en fonction dans son nouveau poste ou avant de terminer la période d’initiation et d’essai en remplissant le formulaire suivant : Formulaire de désistement de poste ;
- La personne salariée qui se désiste de son poste retourne sur son affectation initiale dans un délai qui peut varier en fonction de sa situation personnelle.
- Le désistement ne peut être appliqué sur un poste qui appartient à une personne salariée dont la période d’essai est complétée (titulaire)
- Le désistement automatique consiste à retirer un poste à une personne salariée dont la période d’initiation et d’essai n’est pas débutée ou n’est pas terminée, et ce, dans le but de lui octroyer un nouveau poste d’une période d’affichage différente.
- Le désistement automatique ne peut être appliqué sur un poste qui appartient à une personne salariée dont la période d’essai est complétée (titulaire).
Particularité pour les catégories 2 et 3 pour le désistement automatique :
Dès le 9 mars 2023, une nouvelle façon de gérer les désistements automatiques entrera en vigueur pour les employés des catégories 2 et 3.
Si vous êtes en attente de mutation ou en période d'essai sur un nouveau poste et que nous arrivons à votre candidature pour un poste d'un affichage ayant eu lieu il y a plus de six (6) mois de la date du jour, nous communiquerons désormais avec vous par téléphone et par courriel. Vous devrez alors signifier votre choix entre le premier poste obtenu et le nouveau poste devenu disponible.
Vous aurez vingt-quatre (24) heures pour retourner l'appel ou pour nous envoyer un courriel afin de nous signifier votre choix. À défaut d'avoir des nouvelles de votre part dans le délai prévu, vous serez nommé automatiquement sur le poste redevenu disponible.
Un désistement sera appliqué sur le poste que vous ne sélectionnerez pas.
Attention, aucun appel ne sera fait pour les postes qui ont été affichés dans un délai inférieur à six (6) mois de la date du jour. Dans pareil cas, la procédure habituelle (nomination automatique sur le nouveau poste disponible) s'applique.Il est donc primordial de tenir à jour vos candidatures actives dans le Guichet web.
Pour toute question en lien avec cette nouvelle façon de procéder, merci de vous adresser directement à l'équipe de la dotation interne à l'adresse suivante : dotation.interne.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.
LA PERSONNE SALARIÉE EST TITULAIRE DE SON POSTE LORSQUE :
- La période d’initiation et d’essai, prévue à la convention collective locale de sa catégorie d’appartenance, est complétée ;
- La personne nommée, en accord avec son nouveau gestionnaire, renonce à sa période d’initiation et d’essai ;
- La période d’initiation et d’essai, prévue à la convention collective locale de la catégorie 1, est complétée lors de l’obtention d’un poste vacant après affichage (PVAA) ;
- La personne nommée sur un poste vacant après affichage (PVAA) travaille un premier quart de travail sur le nouveau poste obtenu (Catégorie 2-3-4).
INFORMATIONS CONCERNANT LA DOTATION DES POSTES PAR PRIORITÉ :
- Veuillez consulter la page "Affichage de poste", l'onglet "Dotation par priorités"
INFORMATIONS IMPORTANTES :
- Une candidature toujours active dans le Guichet Web signifie que la personne qui a postulé est toujours intéressée par ce poste. Elle peut y être nommée à tout moment en fonction de l’évolution des travaux de dotation des postes par l’équipe de la dotation interne;
- Lors d’un désistement automatique, la personne visée par celui-ci ne peut récupérer le poste perdu et ce même si elle se désiste du nouveau poste obtenu;
- Lors de toute nomination, un courriel de confirmation est transmis à l’employé et aux gestionnaires concernés par ce mouvement de personnel (gestionnaire receveur et celui qui laisse partir l’employé);
- En tout temps, afin d’éviter un désistement automatique et de perdre un poste, il est de la responsabilité de chaque employée de mettre à jour son dossier de candidature afin que celui-ci reflète son réel intérêt.Vous trouverez la procédure sur comment faire sur la page "Affichage de postes" sous l'onglet "Retrait de candidature".
Pour mieux comprendre le paiement des frais de déplacement et la notion de véhicule requis lié à un poste, voici un document comprenant les points à retenir.
Le formulaire suivant est réservé à l'usage du gestionnaire. Il est nécessaire de le remplir pour faire modifier l'exigence du véhicule requis sur un poste.
Il existe plusieurs types de postes dans notre organisation et ils diffèrent d'une catégorie d'emploi à une autre.
Le document ci-dessous décrit chacun de ces types en détails et vous permet de faire la distinction entre chacun. Pour plus d'informations, il est nécessaire de consulter la convention collective locale applicable à la catégorie d'emploi visée.
Toute personne obtenant un nouveau poste bénéficie d'une période d'essai.
Ci-dessous, nous mettons à votre disposition un document décrivant la durée de chaque période d'essai selon la catégorie d'emploi, le formulaire d'évaluation et le formulaire de renonciation à cette période.
Pour être applicable, le formulaire de renonciation à la période d'essai doit être reçu par la dotation interne dès la signature de chacune des parties. Pour confirmer que celui-ci est bien reçu par notre service, merci de vous assurer d'avoir en main l'accusé de réception.
Qu'est-ce que le port d'attache?
Consultez le document suivant pour en apprendre davantage
Changement de port d'attache
Le processus de reclassification constitue une démarche par laquelle un employé ou un gestionnaire peut demander une réévaluation des tâches et des fonctions d'un poste prétextant que celles-ci ne correspondent plus au titre d'emploi associé.
Ci-dessous, nous mettons à votre disposition un document d'information sur la demande de reclassification afin de vous guider sur le processus ainsi que le formulaire à remplir pour en faire la demande.
Les employés désirant rehausser le nombre de journée de travail de leur poste de façon permanente doivent remplir un des deux formulaires suivants selon sa catégorie d'emploi :
- Formulaire rehaussement de poste à temps complet - catégorie 1 (à remplir par l'employé)
- Formulaire rehaussement de poste - catégorie 2-3-4 : vous référez à la section ci-haut "Création, modification, abolition et affichage de poste" (à remplir par le gestionnaire)
Vous trouverez ci-dessous les tableaux, par catégorie, comprenant les exigences de la nomenclatures des titres d’emploi et les exigences organisationnelles pour chaque titre d’emploi de l’organisation.