IUSMM

À partir de ce mercredi 18 mai, la nouvelle étape dans le déploiement du dossier clinique informatisé pour les usagers suivis à l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal (IUSMM) entre en vigueur : la consultation du dossier informatisé pour tous.

Concrètement :

  • Le dossier papier de l’épisode de soins en cours sera maintenu dans le cartable pendant le séjour de l’usager, à l’urgence ou dans une unité de soins.
  • Le dossier sera numérisé au moment du congé et après un rendez-vous de l’usager, comme c'est le cas actuellement.
  • Les documents papier seront détruits peu après, selon le calendrier de conservation.
  • La consultation du dossier antérieur deviendra donc uniquement numérique.
  • Le dossier clinique papier ne sera plus envoyé systématiquement, mais uniquement sur demande (aux cliniques externes, notamment), pour la consultation des documents antérieurs au 15 juin 2015.
    • En effet, depuis le 15 juin dernier, l’ensemble des documents sont numérisés et le DCI est complet.


Ainsi, à partir du 18 mai, le dossier informatisé est le seul dossier officiel et légal d’un usager de l’IUSMM.

Précisons que cette nouvelle étape permet au Service des archives d’éviter de travailler à la fois sur la tenue d’un dossier papier et d’un dossier informatisé pour un même usager.

Soutien et formation

Un accompagnement est offert aux utilisateurs :

  • Formation complète en ligne, via la section DCI-OACIS de l’intranet ou à l'adresse http://www.formationoacis.com/iusmm
  • Formation en classe (semaines du 9, 16 et 30 mai), offerte à la demande d’un gestionnaire ou médecin
  • Formation individuelle, offerte à la demande d’un gestionnaire ou médecin
  • Aide du super-utilisateur : chaque unité et clinique a nommé un super-utilisateur pour chaque quart de travail – ils sont maintenant formés, n’hésitez pas à leur demander de l’aide!
  • Ligne d’aide par téléphone au 514 251-4000, poste 2433 (A-I-D-E), ou par courriel à dci.iusmm@ssss.gouv.qc.ca
  • Section intranet dédiée au DCI-OACIS

Nous vous encourageons à nous faire part de toute difficulté rencontrée, s’il y a lieu, afin que nous puissions agir pour améliorer la situation.

Le DCI : toute l’information en quelques clics!

Le DCI offre de nombreux avantages, tant pour les professionnels, cliniciens et médecins que pour les usagers: grande accessibilité (de partout, en tout temps, par plusieurs personnes simultanément), information exacte et précise, aide au diagnostic et à la décision, diminution des risques d’erreur, traitement des informations accéléré et convivial, recherche de l’information clinique simplifiée et sécuritaire, etc.

Nous tenons à souligner que le service informatique est mobilisé pour la mise en œuvre du DCI-OACIS et son bon déroulement, tant au niveau du réseau et des équipements informatiques que du support offert. Mentionnons aussi que des alternatives fiables sont prévues dans l’éventualité d’une panne informatique ou électrique.

Une démarche globale

L’objectif de la démarche est de rehausser les pratiques à court terme et d’apprendre à utiliser les outils informatiques cliniques à leur plein potentiel. Dans l’attente d’orientations ministérielles plus précises quant à l’uniformisation de ces outils à l’échelle de la province, nous sommes convaincus que ce rehaussement d’utilisation du DCI facilitera considérablement une transition éventuelle vers un nouveau logiciel.

N’hésitez pas à contacter l’équipe DCI en tout temps, par téléphone au 514 251-4000, poste 2433 (A-I-D-E), ou par courriel à dci.iusmm@ssss.gouv.qc.ca. Nous sommes là pour vous!


Nathalie Bisaillon
Chargée de projet DCI à l’IUSMM
Direction des ressources informationnelles

Chloé Hébert-Ladouceur
Chef des archives médicales, volet hospitalier & projet OACIS/GDE/Numérisation
Direction des services professionnels

Aide-mémoire

Se connecter au DCI

Pour savoir comment se connecter au DCI (identifiant, mot de passe), nous vous invitons à visiter la section intranet dédiée à la démarche.

À partir du moment où l’on clique sur l’icône du DCI, l’ouverture d’une session demande environ deux minutes.

Délais de numérisation des documents papier

Les délais de numérisation, à partir du moment où le document est reçu par le Service des archives, sont:

  • Urgence: 24 heures ouvrables
  • Hospitalisation: 48 heures ouvrables
  • Hébergement et ambulatoire: 5 jours ouvrables (nous savons que le délai actuel pour les cliniques externes est légèrement supérieur – nous sommes confiants que la situation sera entièrement rétablie sous peu)

Si un usager revient à l’IUSMM à l’intérieur d’un court délai, que son retour soit ou non connu à l’avance, le Service des archives s’ajustera selon les besoins : la numérisation est effectuée en fonction des priorités du terrain.

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