Accès à l'information et confidentialité: CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal

Accès et protection des renseignements de santé et de services sociaux

Le CIUSSS de l'Est de l'Île de Montréal (CIUSSS-EMTL) a l'obligation de créer un dossier au nom de l'usager, à qui il offre des services. Ce dossier est constitué de plusieurs composantes ou parties de dossiers (par installation ou par ancien établissement), mais c'est toujours un seul et même dossier CIUSSS-EMTL.

Dans ce contexte, il est possible légalement pour un médecin ou un membre du personnel clinique, d’avoir accès à l’information apparaissant dans l'une ou l'autre des composantes du dossier détenues par l’une ou l’autre des installations du CIUSSS-EMTL, et ce, sans l’autorisation de l’usager.

La bonne pratique à l’égard de ce droit d’accès est assortie de la responsabilité du médecin ou du personnel clinique d’informer l’usager qu'il n'y a qu'un seul dossier au CIUSSS-EMTL et que le professionnel peut être appelé à consulter les informations contenues dans l'une ou l'autre des composantes de ce dossier.

Conséquemment, lorsqu'un usager bénéficie d'un service au CIUSSS-EMTL, il doit être conscient que les professionnels pourront consulter l'ensemble des composantes de son dossier si cela est nécessaire pour offrir des services de santé ou de services sociaux.

Accès aux dossiers des autres installations du CIUSSS-EMTL :

Le personnel clinique peut donc avoir accès à l’applicatif OACIS des différentes installations pour y consulter des dossiers lorsque nécessaire à la dispensation des soins.

Les intervenants doivent demander leur accès OACIS à l’équipe d’informatisation clinique.

Comment procéder pour avoir l’accès à l’applicatif OACIS?

RÉCEPTION - Accès à l’information des archives médicales IUSMM - Heures d’ouverture 8 h à 16 h (fermée de 12 h à 13h)

Service des archives médicales

Pavillon Lahaise, aile 103

7401, rue Hochelaga,
Montréal (Québec) H1N 3M5

Téléphone: 514 251-0065, poste 7610
Télécopieur: 514 251-0069

Courriel selon installation

IUSMM : accesamondossier.iusmm.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

LTEAS : accesamondossier.lteas.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

SLSM : accesamondossier.slsm.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

PDI : accesamondossier.pdi.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

Réception - Accès à l’information des archives médicales HMR & HSCO - Heures d’ouverture 8 h à 16 h (fermée de 12 h à 13 h)

Service des archives médicales

Pavillon J.A.-De Sève
5415, boulevard de l’Assomption
Montréal (Québec) H1T 2M4

Téléphone HMR & HSCO : 514 252-3549

Télécopieur selon installation :

HMR : 514 252-3502

HSCO : 514 252-3964

Courriel selon installation :

HMR : accesamondossier.hmr.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

HSCO : accesamondossier.hsc.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

Principes de base / Droits de l'usager

Déclaration de fichier des renseignements personnels

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal doit établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers des renseignements personnels, comme prescrit par les articles 71, 72, 73 et 76, de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Le dossier de l'usager (individu, groupe ou communautaire) constitue l'un de ces fichiers. Les services d'archives médicales du CIUSSS-EMTL détiennent notamment l'information suivante :

les catégories de renseignements qu’il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de gestion du dossier de l'usager;
la provenance des renseignements versés au dossier de l'usager;
les catégories de personnes concernées par les renseignements versés au dossier de l'usager;
les catégories de personnes qui ont accès au dossier de l'usager dans l’exercice de leurs fonctions;
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels.

Pour obtenir davantage d'information à ce sujet Déclaration de fichier de renseignement personnel.

Principes de base et droits de l'usager

L’usager a un droit d’accès à son dossier. L’accès à l’information contenue au dossier de l’usager est encadré principalement par la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (articles 17 à 31) https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/R-22.1

La Loi sur les services de santé de les services sociaux a été en parties remplacée en juillet 2024.

Les usagers et leurs représentants (Titulaire de l’autorité parentale, tuteur, mandataire) ont aussi le droit de demander la rectification d’un renseignement les concernant ou celle de la personne qu’ils représentent s’il est inexact, incomplet, équivoque ou s’il a été recueilli ou est conservé en contravention à la loi. (LRSSS a.19, 23, 24, 26)

Les héritiers, successibles, légataire particuliers ou liquidateurs de la succession d’un usager décédé partagent aussi ce droit à condition que cette rectification mette en cause leurs intérêts ou les droits que leur titre leur permet d’exercer. (LRSSS a.27)

Les usagers, de leur vivant, ont le droit de refuser l’accès à leurs renseignements suite à leur décès par les personnes suivantes : Conjoint, proche parent, ascendant ou descendant direct et chercheurs. (LRSSS a.8) Ils doivent remplir le formulaire Refus d’accès aux renseignements de santé à la suite du décès disponible dans eClinibase (GDE) et le faire parvenir au service des archives médicales.

Les usagers ont aussi le droit de restreindre l’accès à leurs renseignements par un intervenant ou une catégorie d’intervenant. (LRSSS a.7) Ils doivent remplir le formulaire Restreindre l’accès aux renseignements de santé disponible dans eClinibase (GDE) et le faire parvenir au service des archives médicales.

Autre lois et règlements touchant l'accès à l'information

Charte des droits et libertés de la personne   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-12

Code civil du Québec   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/ccq-1991

Code des professions   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/c-26

Loi concernant le partage de certains renseignements de santé   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-9.0001

Loi concernant les soins de fin de vie   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/s-32.0001

Loi sur l'assurance automobile   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/A-25

Loi sur l'assurance maladie   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/A-29

Loi sur l'assurance-hospitalisation   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/a-28

Loi sur la protection de la jeunesse   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-34.1

Loi sur la protection des personnes dont l’état mental présente un danger pour elles-mêmes et pour autrui   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-38.001

Loi sur la Régie de l'assurance maladie du Québec   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/r-5

Loi sur la santé publique   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/s-2.2

Loi sur la santé et la sécurité du travail   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/S-2.1

Loi sur le curateur public   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/c-81

Loi sur les commissions d'enquête   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-37

Loi sur l'Institut national d'excellence en santé et en services sociaux   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/i-13.03

Loi visant à aider les personnes victimes d'infractions criminelles et à favoriser leur rétablissement   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-9.2.1

Loi visant à favoriser la protection des personnes à l'égard d'une activité impliquant les armes à feu   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-38.0001

Loi visant à lutter contre la maltraitance envers les aînés et toute autre personne majeure en état de vulnérabilité   https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/l-6

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/A-2.1

Outils de référence

Aide-mémoire : Avis sur le préjudice grave
Aide-mémoire des bonnes pratiques en accès à l'information (en construction )
Aide-mémoire : Citation à comparaître, Mandat de perquisition.
Aide-mémoire : Données brutes
Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS) - intervenants
Politique sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels

Formulaires et traitement des demandes

Le service des archives médicales traite les demandes d’accès aux renseignements contenus aux dossiers détenus par le CIUSSS-EMTL.

Ceci couvre les dossiers actifs et inactifs de toutes les installations actuelles du CIUSSS-EMTL mais également, les dossiers de certains établissements qui étaient sur le territoire de l’Est-de-l’île de Montréal qui ont été fermés il y a de nombreuses années. (Fonds d’archives)

Voici des exemples de demandeur qui peuvent faire une demande d’accès :

L’usager et ses représentants légaux (Titulaire de l’autorité parentale, mandataire, etc.)
Professionnels de la santé
Ordres professionnels
SAAQ, CNESST
Compagnies d’assurance
Avocats
Etc.

Les usagers et leurs représentants légaux qui veulent accéder aux renseignements de santé détenus par le CIUSSS-EMTL doivent remplir et signer le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements (EST10150 ET AH-216) et envoyer la demande à notre service des archives médicales.

L’information et les formulaires sont disponible pour la population sur le site web du CEMTL. https://ciusss-estmtl.gouv.qc.ca/informations-pratiques/acces-au-dossier-medical

Les intervenants qui veulent obtenir des renseignements de santé concernant un usager et détenus par un organisme de la santé et des services sociaux (SSS) peuvent remplir le formulaire Demande d’accès aux renseignements d’un usager par un professionnel de la santé ou un intervenant (EST10157) .Selon les articles 38 et 39 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, les professionnels de la santé et les intervenants ont le droit d’accès aux renseignements d’un usager détenus par un organisme sans l’autorisation de l’usager, pour autant que c’est pour lui offrir des soins et services. La signature de l’usager n’est donc pas nécessaire.

Les intervenants qui veulent obtenir des renseignements concernant l’usager qui ne sont pas détenus par un organisme de la santé et des services sociaux (SSS) doivent remplir le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements (EST10150 ET AH-216), le faire signer par l’usager et l’envoyer à l’établissement concerné. S’ils veulent transmettre des renseignements à d’autres destinataires, ils doivent remplir le même formulaire et l’envoyer à notre service des archives médicales.

Si un intervenant veut faire une référence inter-établissements ou une demande de service à des partenaires en SSSS pour l’usager, il doit l’envoyer à l’établissement concerné. Le consentement de l’usager est implicite s’il a accepté la référence.

Voir l’Aide-mémoire Formulaire à utiliser selon le type de demande

SIPMI
Les usagers qui souhaitent obtenir une copie de l'information contenue au Registre de vaccination provincial (SIPMI) les concernant, doivent remplir le Formulaire de demande d'accès aux renseignements relatifs à la vaccination .

Le formulaire complété doit être acheminé au Service des archives médicales de l'IUSMM et RLS à l'adresse courriel suivante : accesamondossier.iusmm.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.

Tarification

Selon l’article 66 de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux, lorsque qu’un organisme reçoit une demande d’accès à un renseignement, celui-ci doit communiquer ce renseignement sans frais à la partie demanderesse.