• les mesures préventives demandées dans la Gestion des risques, mesures préventives et interventionses et selon l'Échelle - Indice de criticité.
  • Ex. : Plan de contingence advenant qu'il y ai un problème avec Teams pourrait comprendre, entre autres, d'appeler l'usager au téléphone.
• les critères d'admissibilité pour qu'un usager puisse faire de la télésanté (gabarit : questionnaire préliminaire) :
  • a-t-il des conditions cliniques qui empêcheraient l'utilisation de la modalité de la télésanté ?
  • a-t-il les équipements requis (accès Internet, ordinateur avec caméra et microphone, tablette, téléphone intelligent, etc.) ?
    • sinon, est-ce que le service peut lui faire un prêt ? (ex.: tablette avec carte SIM pour Internet)
  • est-il suffisamment habile avec la technologie ?
    • sinon, peut-il se faire accompagner ?
  • a-t-il un courriel ?
    • sinon, est-il en mesure d'en créer un ou d'en faire créer un ?
• l'emplacement, au besoin, pour le partage de fichiers (incluant des capsules vidéos) : les fichiers devant être partagés avec les usagers, s'ils ne sont pas envoyés en pièce jointe dans un courriel, doivent être mis :
• site Internet du CIUSSS (contactez les Communications à communications.cemtl@ssss.gouv.qc.ca)
• bibliothèque médicale HMR (contactez l'Audiovisuel)
• site YouTube du CIUSSS (contactez les Communications à communications.cemtl@ssss.gouv.qc.ca)
• il est interdit d'utiliser les sites d'infonuagique comme Google Drive, DropBox, etc., même si les fichiers ne contiennent pas d'information confidentielles
• il n'est pas possible de partager des fichiers aux usagers à partir de SharePoint/Teams
• les préalables à la première rencontre virtuelle :
• profiter du premier courriel pour donner le lien de la rencontre Teams à l'usager pour lui :
  • envoyer des documents de référence sur la télésanté. Voir la section Documents à partager avec les usagers dans la Boîte à outils.
  • envoyer un courriel à l'usager avec l'invitation (hyperlien) à la rencontre Teams  (exemple de courriel) - Procédure pour masquer votre courriel
  • IMPORTANT MESSAGE À TRANSMETTRE À L'USAGER EN MÊME TEMPS QUE LE DÉPLIANT TÉLÉSANTÉ
    La modalité de télésanté n'est pas offerte systématiquement à tous les usagers. Vous et votre intervenant avez évalué que vous êtes en mesure de participer à la télésanté. Cependant, l'évolution de votre état de santé sera considérée pour le maintien du service en télésanté. Merci de consulter le dépliant qui décrit vos droits et responsabilités ainsi que notre engagement en lien avec la télésanté.

     N. B. À tout moment, l'usager peut demander d'être retiré de la modalité de télésanté.

2.1.2 L'intervenant doit s'assurer qu'il :

• a lu les documents sur l'encadrement des pratiques cliniques de sa profession
• a consulté les capsules de formation sur l'Environnement numérique d'apprentissage (ENA) - faites une recherche avec le mot « télésanté »
• a regardé la capsule vidéo : Poser les gestes sécuritaires (4:31)
• a les équipements nécessaires et est en mesure de les utiliser (listes des équipements disponibles dans GRM, au besoin, contactez le Centre de service informatique (CSI) pour plus de détail sur les équipements) :
  • ordinateur
  • écran avec caméra
  • caméra indépendante
  • microphone
  • casque d'écoute
  • jeton de téléaccès s'il est en télétravail
• a les accès aux applications nécessaires, dont :
  • compte de courriel Outlook pour utiliser Teams
    (au besoin, faire une demande Octopus en allant sous : Informatique > Accès >Accès Outlook, puis dans Type de demande, sélectionner : Création d'un compte de messagerie)
  • accès aux applications cliniques
• a reçu la formation pour les applications requises, dont :
  
  • Teams (formation)
  • le jeton de téléaccès (si applicable, formation donnée par le Centre de service informatique (CSI) à la suite de la demande d'achat du jeton)
  • etc.
• est en mesure de soutenir l’usager en cas de questions ou de problèmes de base avec son équipement ou l'utilisation de Teams

Profiter du premier courriel à l'usager ou de la première invitation Teams (exemple de courriel) pour :

1. Envoyer le lien vers la page télésanté sur le site Internet du CIUSSS, contenant des informations devant être fournies à l'usager (ex. : droits et responsabilités) afin de répondre à certains critères de la norme télésanté d'Agrément Canada :
   https://ciusss-estmtl.gouv.qc.ca/ressources/telesante ;
2. Envoyer le lien vers le dépliant pour tester les équipements technologiques (explication) : https://ciusss-estmtl.gouv.qc.ca/sites/ciusssemtl/files/media/document/Tester_equipement_technologique_avant_rencontre_virtuelle.pdf ;
3. Envoyer tout autre document de référence pertinent sur la télésanté, disponible dans la section Documents à partager avec les usagers dans la Boîte à outils de l'intranet ;
4. Envoyer le lien pour l'invitation à la rencontre Teams (exemple de courriel) - Procédure pour masquer votre courriel

Recommandation : pour un nouvel usager, planifier un rendez-vous pour simuler une connexion à une rencontre Teams avant son véritable rendez-vous.

IMPORTANT - MESSAGE À TRANSMETTRE À L'USAGER EN MÊME TEMPS QUE LE DÉPLIANT TÉLÉSANTÉ :
La modalité de télésanté n'est pas offerte systématiquement à tous les usagers. Vous et votre intervenant avez évalué que vous êtes en mesure de participer à la télésanté. Cependant, l'évolution de votre état de santé sera considérée pour le maintien du service en télésanté. Merci de consulter le dépliant qui décrit vos droits et responsabilités ainsi que notre engagement en lien avec la télésanté.

Juste avant la rencontre Teams :

1. Valider que votre environnement physique permet la discrétion et l’intimité des propos tenus
2. Préparer vos équipements
3. Tester votre accès Teams
4. Au besoin, appliquer un arrière-plan dans Teams (arrière-plan CEMTL)

1. Vous présenter et indiquer votre rôle auprès de l’usager
2. Vous assurer de la qualité du son et de l'image. Ne pas s'acharner: s'il y a des problèmes majeures, utiliser la méthode alternative convenue avec l'usager
3. Valider l’identité de l’usager avec 2 identifiants
   (ex. : demander à l’usager de présenter sa carte d’assurance maladie à la caméra)
4. Valider qu'il n'y a pas de contre-indication pour faire la rencontre en visioconférence (ex.: symptômes cliniques devant être traités en présentiel).
5. Obtenir l'engagement de l'usager à la confidentialité (exemple)
6. Obtenir le consentement de l'usager à participer à la rencontre virtuelle (exemple)
7. Valider avec l’usager que son environnement physique permet la discrétion et l’intimité des propos tenus
   (ex. : l'usager est-il au travail dans un endroit qui ne permet pas la confidentialité des discussions ?)
8. Valider que toute tierce personne qui assiste à la séance est tenue de respecter la confidentialité
9. Confirmer avec l’usager qu’il est à l’aise de discuter avec vous
   (ex. : Est-ce encore un bon moment pour une téléconsultation ?)
10. Convenir avec l’usager d’un moyen de communication alternatif en cas de problème technologique
    (ex. : numéro de téléphone de l’usager)
11. Par défaut, les rencontres virtuelles ne sont pas enregistrées. La loi permet par contre à l'usager d'enregistrer. Si un enregistrement est requis pour des fins pédagogiques ou autres, le consentement des deux parties est obligatoire et l’enregistrement doit être conservé dans un endroit sécurisé (ex. : environnement Office 365, répertoire réseau de l'établissement).

1. Maintenir le plan d’action spécifique au soin ou au service (durée, sujets abordés, etc.) comme si la rencontre était en présentiel
2. Maintenir la qualité de votre interaction professionnelle avec l'usager comme si la rencontre était en présentiel

1. Compléter la note au dossier (si vous êtes en télétravail, utilisez le jeton de téléaccès) :
   
   • en spécifiant la modalité utilisée (ex. : Téléconsultation Teams)
   • en spécifiant que le consentement verbal a été obtenu
2. En cas de transition des soins, communiquer tous les renseignements cliniques pertinents en temps opportun à l’usager et à l’équipe clinique qui le reçoit
3. Déclarer et gérer une violation de la sécurité, de la protection des renseignements personnels ou une infraction aux droits de l’usager (voir le document sur la Gestion des risques)
4. Communiquer avec votre équipe les éléments qui mériteraient d’être améliorés et les bons coups à partager
   • Communiquer vos bons coups et vos enjeux à l'équipe télésanté: telesante.cemtl@ssss.gouv.qc.ca

N. B. L'équipe télésanté et ses partenaires ont élaboré deux (2) sondages dont le but est d'évaluer la qualité de l'expérience lors de l'utilisation de la télésanté comme modalité de soins et de services tant pour les usagers que pour les intervenants. Ces sondages tiennent compte des critères de la norme télésanté, Chapitre 7.